O Meu ERP Implantado Está Muito Ruim... e Agora?




A euforia da implantação do ERP acabou, e entre mortos e feridos nasceu uma nova empresa, que agora está totalmente dependente do ERP para que as suas operações funcionem.

Pode ser que os processos não estejam como os gestores gostariam que estivessem, mas tudo bem; pode ser que não tenham conseguido os resultados de redução de custo que estava previsto, mas tudo bem; pode ser que alguns entraves ainda ocorram, mas tudo bem, tudo está relativamente melhor do que viver sem um ERP ou com o ERP anterior (que muito provavelmente, era inapropriado).

Agora estamos na fase da Pós-Implantação do ERP, onde devemos colher os resultados do que plantamos… está parecendo tudo simples demais para a realidade caótica que costumamos ver por aqui.

Vamos falar dos pontos relacionados com a dinâmica do ERP

01) O ERP Pode Ser Implantado em Vários Níveis de Qualidade: no momento que você finalizou o go live da implantação o ERP está com um conjunto de processos e regras de negócio operantes e outro conjunto sem utilização (sempre tem isso e os percentuais podem ser significativos), os processos estão operando dentro de uma maturidade, que pode ser alta ou baixa, com algum certo grau de aderência do ERP às necessidades/desejos dos gestores.

02) O ERP Implantado Pode Evoluir de Várias Formas: encontramos no mercado fornecedores de ERP que pararam no tempo, fornecendo somente as correções e adequações legais e tributárias; também vemos grupos de fornecedores que evoluem de forma pontual em algumas funcionalidades e, até numa situação ideal, encontramos fornecedores de ERP que estão plenamente em evolução dos processos e das tecnologias dos seus sistemas… ou seja vemos do Céu ao Inferno neste mercado.

03) As Necessidades/Desejos do Cliente do ERP Podem Evoluir de Várias Formas: seja por necessidade legal, de ser competitivo, de mudança de posicionamento, de ampliação ou redução de operações, de fusão e aquisição, etc. ou por desejo de melhorias de gestão, automatizações, aprimoramento das tomadas de decisões, etc., as empresas evoluem com o tempo, seja de forma orgânica ou por saltos, gerando demandas de adequação do ERP.

04) O Mercado de ERP Pode Evoluir de Várias Formas: quando comparamos o ERP implantado numa empresa com o mercado, estamos buscando referências de possibilidades de evolução da própria operação com o que temos disponível. O ERP tem que estar pelo menos alinhado com o mercado para não perder competitividade.

Com os pontos descritos acima podemos encontrar casos onde um ERP pode ter sido muito bem implantado, com boas regras de negócio, e com o passar dos anos, ele ficou obsoleto; também podemos ver casos de ERP razoavelmente implantados que foram evoluindo organicamente e chegou a ótimos patamares. As evoluções podem ocorrer de várias formas e com vários perfis combinados gerando uma avaliação, muitas vezes feitas de forma subjetiva, de que um ERP está bom ou ruim para a empresa.

De uma maneira em geral, o que vemos no mercado é uma parcela expressiva de implantações de ERP sofrendo com as dinâmicas envolvidas, mas com uma curva ascendente, onde todos os envolvidos querem evoluir. Entretanto, existe uma pequena parcela de implantações realizadas que, logo depois da implantação ou passado algum tempo, fica com uma qualidade muito baixa de atendimento às necessidades e/ou desejos do cliente do ERP, e este artigo é para tratar esta parcela de empresas.

Tudo começa quando você consegue responder a seguinte pergunta: a situação do meu ERP implantado é realmente ruim?

A maioria esmagadora das empresas que avaliam a sua situação, assim o fazem, de maneira subjetiva e sem critérios. A melhor solução para isso é realizar um Diagnóstico do ERP que avalie todos os pontos relevantes, que pode chegar às seguintes conclusões:

Situação 01) Seu ERP não está muito ruim, vocês estão com o ERP errado
Muitas das vezes, vemos isso acontecer em projetos onde a falha ocorreu na fase da Seleção de ERP, e a sua empresa vem pagando o preço deste erro desde então.
Normalmente o gestor que toma esta decisão só pensa no custo do projeto e não consegue ver o custo total de propriedade e nem retorno do investimento feito (ROI). Existem casos que o gestor contrata sabendo que não é adequado e depois quer que o pessoal dele “de um jeito” com o que tem… infelizmente isso acontece mais do que gostaríamos.
Você pode tomar a decisão de troca do ERP atual, negociar desenvolvimentos com o seu fornecedor, comprar sistemas especialistas para suprir as eventuais deficiências ou implantar um BPMS (Business Process Management Systems) para desenvolver uma nova camada de negócios aderente a sua realidade… todos as opções são pesadas e tem prós e contras.

Situação 02) Seu ERP não é muito ruim, vocês é que estão usando mal ele
O mal uso do ERP tem várias fontes, onde as mais comuns são: erosão de uso, falhas conceituais de uso gerando processos ruins, não atualização do sistema, administração inadequada da área de TI, falta de mecanismos de perpetuação do sistema e falta de investimentos complementares (integrações, customizações, serviços de banco de dados, consultorias, etc.).
Concordo que tudo isso seja culpa dos clientes dos ERP, mas os fornecedores têm meios de reduzir as chances deles acontecerem.
A solução é simples, mas não necessariamente fácil. Depois de ter os problemas levantados, desenvolva projetos e resolva tudo… em alguns casos os custos totais e as alocações de recursos são parecidos com o de uma boa implantação de ERP.

Situação 03) Seu ERP está muito ruim, mas tem meios de resolver isso
Neste caso, estamos falando de um ERP defasado e/ou com serviços muito ruins do fornecedor de ERP que geraram muito desgaste.
Com muito bom senso e boa vontade de todos os envolvidos pode se chegar a uma solução, onde normalmente existe alguma composição de ações de ambas as partes, inclusive podendo gerar negociações no modelo ganha-ganha.
A solução, neste caso, passa por uma análise mais apurada e pode ter uma variação enorme de possibilidades.
Vi um caso, por exemplo, de uma parceria ganha-ganha do fornecedor com o cliente, onde foi gerado um novo produto de gestão industrial (MES - Manufacturing Execution Systems) com a aplicação do conhecimento do cliente, que além de alocar vários profissionais, investiu em treinamentos conceituais para eles e ainda pagou parte do desenvolvimento.

Situação 04) Seu ERP está muito ruim, e dificilmente vai ser possível mantê-lo
Quando chega esta conclusão, um conjunto de ações podem ser feitas, até a decisão de trocar o ERP.
Caso o foco seja os serviços praticados, o diálogo para a montagem de uma nova estrutura pode chegar a uma solução, mas quando falamos de sistema, existem momentos em que a tecnologia e/ou as regras de negócio estão tão defasadas que só jogando tudo fora e começando de novo, é que o fornecedor poderá ser competitivo mais uma vez… mas tem possibilidades.
Neste caso, normalmente, a troca total do ERP é uma opção interessante, mas com integrações com sistemas especialistas, uso de BPMS e/ou muita customização, pode haver um caminho viável.
Uma solução que eu não gosto de usar, mas que é vista com frequência no mercado, é a troca parcial do ERP, mantendo algumas funcionalidades operantes e outras funcionalidades em outro ERP.

Tenho certeza que ao terminar de ler este artigo você deve estar um pouco mais aliviado, mas não quero que você fique MUITO ALIVIADO. O caminho de correção de um ERP ruim é sempre doloroso e com muito investimento, requer uma boa competência de gestão e de tecnologia e muita capacidade de negociação.

Agora é a hora de pagar o preço do não investimento ou do investimento errado. Sei muito bem que muitas das vezes isso ocorreu por puro desconhecimento, mas também sei que existe muitos gestores de empresas que subestimam os impactos de um ERP e tentam fazer com que todos (da sua equipe e do fornecedor) fiquem pressionados desnecessariamente. O custo disso são algumas úlceras e muita perda de competitividade.

Muito boa sorte na sua empreitada.

Mãos e mentes à obra!!!

Veja também:

Mauro Oliveira


Comentários

Postagens mais visitadas deste blog

Falando Sobre... Fluxo de Caixa e os ERP

Falando Sobre... Contas a Receber e os ERP

Falando Sobre... ROI dos ERP