A Implantação do ERP Acabou... e Agora?





Finalmente você respira aliviado. Meses ou talvez até anos se passaram desde o primeiro momento em que a implantação do ERP foi iniciada. Muito trabalho duro, muito desgaste, muita gente descontente por sair da zona de conforto… algumas estão felizes com isso… muitas horas extras de trabalho, algumas frustrações e decepções, mas como todo projeto, a implantação do ERP acabou e agora a empresa só vai “colher os louros” do trabalho árduo e todos vão poder dedicar as suas atenções e energias aos seus próximos desafios sem nunca mais ter que pensar nisso de novo… QUE GRANDE ILUSÃO!!!

Sim, certamente o pior já passou. Sim, de agora em diante as pessoas não vão precisar ficar totalmente mobilizadas sobre o tema ERP, mas a pós-implantação é uma época de necessita de monitoramento e controle, como de investimentos de tempo e de recursos. É uma época riquíssima e que muitas empresas (e muitos fornecedores de ERP) não percebem isso na sua plenitude.

Primeiro, vamos falar um pouco sobre o cenário na qual as implantações costumam acontecer.

01) Muitos projetos de ERP tem o seu escopo restrito ao básico, deixando de lado regras de negócio extremamente úteis e até grupos inteiros de funções fora do projeto.

02) A implantação costuma ser feita sob pressão de tempo e de custos muito maior do que a pressão de qualidade, sendo assim, é muito comum encontrarmos falhas pontuais e até significativas em projetos considerados “implantados” (o termo “implantado” no ambiente de ERP tem muitas variáveis).

03) Desde o início do projeto de implantação de ERP até o seu término a empresa e o mercado já sofreram mudanças que podem requerer evoluções no seu ERP que vocês acabaram de implantar.

Em essência, o período de pós-implantação, logo depois do go live, requer muita energia e investimentos, e muitos gestores de empresas não percebem isso e, por consequência, não querem alocar orçamentos em algo que, para eles, não deveria existir.

Aí está o grande problema: a pós-implantação do ERP existe, tem que existir e é importante demais para ser colocada num segundo plano!!!

É muito fácil perceber quando uma empresa não investe em pós-implantação de ERP. Nelas ouvimos constantemente os seguintes comentários: “Tudo funcionava redondinho, agora precisamos colocar as coisas em planilhas para ficar mais fácil.”, “Esse pessoal de TI não consegue perceber que eu já não trabalho desta forma há meses !?!?!”, “Quando é que vamos parar de mandar arquivos manualmente para o nosso portal… isso é um trabalho burro!”, e assim por diante.

Eu conheço empresas dos mais variados segmentos, portes e regiões geográficas, e um número expressivo delas já passaram por inúmeras tentativas (muitas com sucesso inicial) de implantação do ERP, mas sempre acabam trocando de fornecedor, e, nestes casos, o que é extremamente comum é alegarem que a culpa disso é do seu fornecedor.

Na maioria dos casos que eu vi a culpa era muito bem dividida entre o fornecedor e o cliente do ERP. Ambos estavam extremamente despreparados para a pós-implantação do ERP, até mesmo as softhouses e os canais de médio/grande porte do segmento. E um culpava o outro sem tentar enxergar as suas próprias fragilidades e defeitos.

Muitas das vezes os problemas começam na seleção do ERP, onde o cliente quer comprar algo barato (que depois pode lhe custar muito caro), não tenta alinhar bem os sistemas e os serviços prestados, fazendo uma comparação só de preço para poder pressionar o fornecedor na negociação, sem saber que muitos fornecedores vão querer depois recuperar este dinheiro colocado na mesa ou entregar um produto ou serviço com custos menores para você que pagou menos.

Depois passa por um processo de implantação, que costuma ser muito básico e sem uma estruturação adequada de perpetuação das operações, muitos só querem se livrar do “abacaxi”, e com isso não exploram possibilidades, não analisam riscos e contingências e nem se preparam para a pós-implantação... aquela pós-implantação que os gestores de empresas nem sabem que precisam ter.

Passado algum tempo, normalmente alguns anos, as operações da empresa estão extremamente defasadas, a erosão de uso (que é o ato de deixar de usar o ERP na metodologia adequada) começa a tomar conta e todos falam que chegou a hora de buscar um novo fornecedor e passar por um novo projeto, porque o fornecedor não acompanhou a empresa.

Vocês já ouviram alguma história assim?

Vamos falar um pouco sobre a pós-implantação do ERP

Esta fase é um composta de processos e projetos, que são:

01) Melhorias Contínuas: se você tem esse processo implantado, inclua a renovação do ERP dentro das demais ações, e também como um item destacado. Com isso vai ficar mais fácil alocar orçamentos internos aos projetos associados ao ERP.
Um ponto que costuma ser muito mal abordado neste processo e que quando falamos de ERP tem grande relevância, é a capacidade de gerar e utilizar conhecimentos compartilhados em relação a processos e projetos.
Dica: inclua o seu fornecedor nas suas ações de análise de melhorias contínuas, ele tem muito conhecimento a somar!!!

02) Operações do Sistema: backup/recovery do banco de dados; atualizações do ERP; atualização dos sistemas operacionais, browses, sistemas especialistas e softwares de produtividade associados ao ERP, controle das customizações, controle das integrações, tratamento e uso dos ambientes de teste e de homologação, migrações de dados, tratamento de arquivos, validação e monitoramento de rede, links de internet, etc.
Tudo isso e muito mais precisam ser vistos e priorizados nas ações e no orçamento da empresa

03) Implantações e Reimplantações: Novos módulos podem ter sido criados pelo fornecedor, módulos que não eram interessantes para a empresa no momento da compra passaram a ser, e módulos que foram implantados, porém estão defasados, precisam ser reimplantados.
Tudo isso necessita de um gerenciamento de portfólio/projetos eficaz e prático.

04) Auditorias de Implantação do ERP: são uma forma constante de monitorar a “saúde” do ERP, principalmente para evitar a erosão de uso. As auditorias devem abranger as regras de negócio, os serviços/sistemas associados e os aspectos tecnológicos.
Sugiro que sejam feitas a cada 1 ou 2 anos.

05) Integrações e Customizações: são projetos que surgem com a maturidade de uso do ERP e/ou por mudanças das necessidades dos usuários. São projetos que requerem especial atenção, porque precisam ser bem especificados e bem elaborados para alcançarem os seus objetivos e não deixarem problemas operacionais, além do fato que na maioria das empresas, existem muitas dificuldades internas para aprovação de orçamentos para estes tipos de investimento.
Dica: caso a sua empresa seja uma das que têm problemas internos de aprovação deste tipo de investimento, negocie com o seu fornecedor uma mudança de plano de manutenção/suporte para incluir um volume de horas reservadas por período (semestral ou anual) para estes tipos de atividade, além de facilitar a vida, essas horas costumam ser mais baratas.

06) Mudanças Drásticas de Versões dos ERP: muitas empresas não atualizam as versões dos seus ERP na velocidade que os seus fornecedores as disponibilizam. Eventualmente, os fornecedores mudam de plataforma tecnológica ou geram novas versões com mudanças muito expressivas, que, para serem adotadas, requerem uma nova implantação do ERP em todos, ou quase todos, os processos da empresa… é uma nova implantação dentro da pós-implantação.

07) Sistemas Especialistas e Ferramentas de Produtividade: a cada instante aparece um novo sistema especialista e/ou ferramenta de produtividade extremamente útil para alguém e, em muitos casos, com baixo volume de investimentos associados.
Você tem que ficar atento às possibilidades e nos casos identificados como úteis, ver meios para que eles trabalhem integrados com o ERP.

08) Contratos e Atendimentos: as coisas mudam e os contratos também podem mudar. Taxas de manutenção e de suporte, SLA (Service Level Agreement - nível de serviço), atendimento às questões legais e tributárias, formas de atendimento, serviços complementares, etc. Tudo isso pode ser renegociado a qualquer momento por ambas as partes. O maior problema costuma ser a demora nos atendimentos e o alto custo (quando comparado à nova realidade do mercado) da taxa de manutenção/suporte.

09) Informações de Mercado: você deve ficar atento ao que está acontecendo no mercado do ERP para inspirar e/ou cobrar mudanças ao seu fornecedor, deve trocar aprendizados constantemente com outras empresas usuárias do seu ERP e precisa ficar atento para as mudanças tecnológicas e reagir em tempo hábil a elas.

10) Troca do ERP: somente como último caso, quando todas as opções suas e do seu fornecedor se esgotarem é que você pode (precisa, na realidade) cogitar isso. Mas nunca se esqueça que alguns dos problemas que você está enfrentando agora muito provavelmente foram criados por você mesmo, e, num novo ERP, com um novo fornecedor, eles podem voltar a existir.

Acredito que agora você já esteja um pouco melhor embasado para estruturar as suas atividades de pós-implantação de ERP.

Posso afirmar que o maior desafio que as empresas têm nesta fase é de interiorizar a necessidade de trabalhar de forma constante e com boa intensidade todos os pontos que descrevi neste artigo.

A pós-implantação do ERP é um momento muito rico para as empresas, é nesta fase que pode-se conseguir ganhos expressivos de competitividade para o negócio, mas ela precisa de trabalho, de muito trabalho, só que sem o desespero e a intensidade da época da implantação.

Mãos e mentes à obra!!!

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Mauro Oliveira

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