Vou Implantar Um ERP... e Agora?
Não sei se foi você que definiu que a sua empresa iria comprar o seu
primeiro ou um novo ERP, se você pediu para participar desse projeto ou se
“caiu de paraquedas” nele, só sei que, muito provavelmente, você deve estar
sentindo um frio na espinha e pensando: “e agora, o que eu faço?”.
Não tiro as suas razões de estar passando por esta sensação. A implantação de um ERP é um projeto complexo e com muitos pontos com possibilidades de ter problemas e conflitos, é um tipo de projeto com alto grau de fracassos… existem estatísticas falando que 85% dos projetos de ERP tem um grau elevado de fracasso, seja de tempo, escopo e/ou custo, sendo que uma parte expressiva desses projetos acabam sendo abortados.
Não tiro as suas razões de estar passando por esta sensação. A implantação de um ERP é um projeto complexo e com muitos pontos com possibilidades de ter problemas e conflitos, é um tipo de projeto com alto grau de fracassos… existem estatísticas falando que 85% dos projetos de ERP tem um grau elevado de fracasso, seja de tempo, escopo e/ou custo, sendo que uma parte expressiva desses projetos acabam sendo abortados.
Vemos muitos gestores de empresas contando experiências muito ruins de
implantação, mas quero te fazer uma afirmação sobre isso: implantar um ERP é
um projeto que precisa ser respeitado, não temido.
Para começar um projeto como este você precisa interiorizar algumas verdades, que são:
01) O projeto do ERP é seu e não do fornecedor: por melhor suporte que o fornecedor possa dar, o direcionamento e as responsabilidades fundamentais sobre os recursos alocados, infraestrutura e parâmetros/cadastros/dados são seus. Há a necessidade de você ter um gerente de projetos alocado conversando diretamente com o gerente de projetos do fornecedor.
02) Por mais conservadoras que sejam as suas expectativas, você vai ter algum grau de frustração: prazos estourados, pessoas fazendo “corpo mole” ou sabotando o projeto, imprevistos que poderiam ser previstos, etc. Tudo acontece num projeto como esse.
03) O escopo planejado e realizado da implantação do ERP é menor do que poderia ser… e isso pode te fazer falta: quando você inicia uma implantação dificilmente tem condições de enxergar todas as possibilidades do ERP no seu negócio, o fornecedor do ERP pode até ter condições (muitos não tem) de mostrar para você um cenário de uso do ERP que possa superar as suas expectativas, mas ele vai tentar se restringir ao básico para evitar problemas, custos e/ou prazos adicionais. É preciso ter muita disciplina interna nas tomadas de decisão para alterar ou não alterar escopos no projeto em andamento.
04) O projeto vai te consumir mais tempo e energia do que você imagina: mesmo que você tenha experiência em gestão de projetos, quando falamos de projetos de ERP é extremamente difícil dimensionar tudo que está envolvido, sendo especialmente complicado prever as dificuldades que serão encontradas no meio do caminho. Aceita isso e fique atento aos processos de ajuste das tarefas a serem feitas e dos recursos alocados.
Vamos fazer um passo a passo
Agora que você está com o seu espírito preparado, podemos falar do processo de implantação.
Existem várias metodologias de gestão de projetos no mercado, e no segmento dos ERP, essas metodologias são combinadas (marshups) e ajustadas de acordo com cada caso. Certamente um bom gerente de projetos vai tentar entender qual metodologia que o seu fornecedor costuma adotar e vai modelar a sua explorando este conhecimento embarcado que o fornecedor já trás… afinal, ele vive disso e deve ter um modelo já bem maturado.
O processo abaixo não é adequado para microempresas ou empreendedores individuais, onde vou montar um artigo específico sobre o tema.
Para começar um projeto como este você precisa interiorizar algumas verdades, que são:
01) O projeto do ERP é seu e não do fornecedor: por melhor suporte que o fornecedor possa dar, o direcionamento e as responsabilidades fundamentais sobre os recursos alocados, infraestrutura e parâmetros/cadastros/dados são seus. Há a necessidade de você ter um gerente de projetos alocado conversando diretamente com o gerente de projetos do fornecedor.
02) Por mais conservadoras que sejam as suas expectativas, você vai ter algum grau de frustração: prazos estourados, pessoas fazendo “corpo mole” ou sabotando o projeto, imprevistos que poderiam ser previstos, etc. Tudo acontece num projeto como esse.
03) O escopo planejado e realizado da implantação do ERP é menor do que poderia ser… e isso pode te fazer falta: quando você inicia uma implantação dificilmente tem condições de enxergar todas as possibilidades do ERP no seu negócio, o fornecedor do ERP pode até ter condições (muitos não tem) de mostrar para você um cenário de uso do ERP que possa superar as suas expectativas, mas ele vai tentar se restringir ao básico para evitar problemas, custos e/ou prazos adicionais. É preciso ter muita disciplina interna nas tomadas de decisão para alterar ou não alterar escopos no projeto em andamento.
04) O projeto vai te consumir mais tempo e energia do que você imagina: mesmo que você tenha experiência em gestão de projetos, quando falamos de projetos de ERP é extremamente difícil dimensionar tudo que está envolvido, sendo especialmente complicado prever as dificuldades que serão encontradas no meio do caminho. Aceita isso e fique atento aos processos de ajuste das tarefas a serem feitas e dos recursos alocados.
Vamos fazer um passo a passo
Agora que você está com o seu espírito preparado, podemos falar do processo de implantação.
Existem várias metodologias de gestão de projetos no mercado, e no segmento dos ERP, essas metodologias são combinadas (marshups) e ajustadas de acordo com cada caso. Certamente um bom gerente de projetos vai tentar entender qual metodologia que o seu fornecedor costuma adotar e vai modelar a sua explorando este conhecimento embarcado que o fornecedor já trás… afinal, ele vive disso e deve ter um modelo já bem maturado.
O processo abaixo não é adequado para microempresas ou empreendedores individuais, onde vou montar um artigo específico sobre o tema.
Certamente de acordo com porte, características e segmento de negócio
será aplicado uma metodologia que se encaixe no perfil, mas, em linhas gerais,
o que está sendo apresentado vai servir para muitas empresas de pequeno e médio
porte.
O Pré-projeto
01) Abertura do projeto: com a definição dos objetivos, marcos, indicadores, definição do gestor do projeto (e as suas autoridades e responsabilidades) e das pessoas-chave, definição dos pontos relevantes, etc.
02) Modelagem e framework do projeto: definição de como você vai gerenciar o projeto e preparação da estrutura que vai suportá-lo. Em muitos casos, uma boa planilha eletrônica já resolva muitos problemas, mas aconselho a usar algum sistema especialista para isso.
03) Kick coffe com as pessoas-chave: costumo informar a todos que o projeto existe passando informações básicas, e com as pessoas-chave da empresa faço um evento de orientação diferenciada, com o objetivo de gerar engajamento e motivação para o projeto… muitos projetos têm kick coffes completamente diferentes.
04) Processos de gestão do pré-projeto: gestão da comunicação, gestão do escopo, gestão do cronograma, gestão do orçamento, gestão da qualidade, gestão das compras, gestão de pessoal, gestão de riscos, gestão das mudanças… gestão do projeto em si. É neste momento que as pessoas-chave dão vida ao modelo de projeto, fazendo todas as preparações e análises… “suar no treino para não sangrar na batalha”.
05) Remodelagem dos processos: neste momento os processos atuais da empresa precisam ser confrontados e repensados com base nas possibilidades geradas pelo ERP. O ponto fundamental aqui está no nível de detalhe que a análise vai ser realizada. Quanto mais detalhada for, mais tempo e envolvimento do pessoal serão necessários nesta fase, porém menos variações vão ocorrer na fase de projeto.
06) Preparações: infraestrutura de TI, customizações, migrações de dados, integrações, ambiente de teste, adequações de serviços de suporte, adequações de pessoal, capacitações conceituais, contratações de serviços adicionais… tudo que for necessário para o projeto fluir bem.
O Projeto
01) Kick coffe com todos os usuários: aproveite este momento para quebrar barreiras, promover engajamento e motivar a todos. Agora que você está mais preparado e que vai efetivamente envolver todo mundo você precisa ser bem criativo neste evento... num determinado projeto de ERP numa multinacional, o kick coffe foi muito bem feito e ocorreu num hotel fazenda, num final de semana, e os cônjuges e filhos de todos estavam presentes aproveitando o momento. Em outro caso, numa empresa pequena, foi desenvolvido uma dinâmica bem interessante que durou +/- 3 horas, dentro da empresa, e só tinha um bom café acompanhando e teve um bom resultado também.
02) Ciclo de implantação: parâmetros, cadastros, movimentos e resultados… isso não muda!!! Todo projeto de ERP funciona assim, entretanto, os momentos em que as atividades serão feitas, por quem e a forma como lidar com as interdependências, ajustes e adequações de rotas do projeto é que torna esta fase tão especial.
03) Anexos do ciclo de implantação: integrações, customizações, migrações e auditorias de implantação. Muitos projetos de ERP não dão valor ao pré-projeto, principalmente no que se refere a estes pontos… depois custa caro. Muitas dessas ações tem seus efeitos potencializados quando ocorrem no momento certo do projeto. Já vi partes de projetos ficarem paradas por mais de um mês porque uma determinada customização, fundamental para a operação, foi negligenciada na fase de pré-projeto e quando chegou a hora não conseguiram desenvolver em tempo hábil. Neste caso o atraso rendeu prejuízo financeiro e desgaste do engajamento do pessoal.
04) Go live (ou Dia D): Tudo está pronto, o “dever de casa” foi cumprido e está na hora de colocar o novo sistema em operação (isso pode acontecer com o sistema todo de uma vez ou em partes). Em raros momentos eu vi um projeto que fizesse o go live sem nenhum problema e infelizmente, em muitos momentos, vemos go live acontecendo gerando danos enormes. Teve um caso de uma grande empresa que ficou uma semana sem conseguir faturar e mais de um mês sem conseguir pagar os seus fornecedores, porque o ERP não estava operante.
05) Fechamento da implantação: é o momento em que você encerra o projeto, garante que toda a documentação do projeto está adequada, busca desenvolver de forma colaborativa o aprendizado do projeto com todos os envolvidos e se prepara para a pós-implantação… que é uma fase muito rica de desenvolvimento do ERP.
Agora que você tem uma noção dos principais processos envolvidos na implantação de um ERP quero te sugerir que faça um estudo aprofundado sobre o assunto, mas tente focar bastante nas experiências das pessoas, seja com estudos de casos e/ou conversando com quem já passou por projetos interessantes. O conhecimento conceitual é fundamental, mas a vivência é que faz a grande diferença por aqui.
O Pré-projeto
01) Abertura do projeto: com a definição dos objetivos, marcos, indicadores, definição do gestor do projeto (e as suas autoridades e responsabilidades) e das pessoas-chave, definição dos pontos relevantes, etc.
02) Modelagem e framework do projeto: definição de como você vai gerenciar o projeto e preparação da estrutura que vai suportá-lo. Em muitos casos, uma boa planilha eletrônica já resolva muitos problemas, mas aconselho a usar algum sistema especialista para isso.
03) Kick coffe com as pessoas-chave: costumo informar a todos que o projeto existe passando informações básicas, e com as pessoas-chave da empresa faço um evento de orientação diferenciada, com o objetivo de gerar engajamento e motivação para o projeto… muitos projetos têm kick coffes completamente diferentes.
04) Processos de gestão do pré-projeto: gestão da comunicação, gestão do escopo, gestão do cronograma, gestão do orçamento, gestão da qualidade, gestão das compras, gestão de pessoal, gestão de riscos, gestão das mudanças… gestão do projeto em si. É neste momento que as pessoas-chave dão vida ao modelo de projeto, fazendo todas as preparações e análises… “suar no treino para não sangrar na batalha”.
05) Remodelagem dos processos: neste momento os processos atuais da empresa precisam ser confrontados e repensados com base nas possibilidades geradas pelo ERP. O ponto fundamental aqui está no nível de detalhe que a análise vai ser realizada. Quanto mais detalhada for, mais tempo e envolvimento do pessoal serão necessários nesta fase, porém menos variações vão ocorrer na fase de projeto.
06) Preparações: infraestrutura de TI, customizações, migrações de dados, integrações, ambiente de teste, adequações de serviços de suporte, adequações de pessoal, capacitações conceituais, contratações de serviços adicionais… tudo que for necessário para o projeto fluir bem.
O Projeto
01) Kick coffe com todos os usuários: aproveite este momento para quebrar barreiras, promover engajamento e motivar a todos. Agora que você está mais preparado e que vai efetivamente envolver todo mundo você precisa ser bem criativo neste evento... num determinado projeto de ERP numa multinacional, o kick coffe foi muito bem feito e ocorreu num hotel fazenda, num final de semana, e os cônjuges e filhos de todos estavam presentes aproveitando o momento. Em outro caso, numa empresa pequena, foi desenvolvido uma dinâmica bem interessante que durou +/- 3 horas, dentro da empresa, e só tinha um bom café acompanhando e teve um bom resultado também.
02) Ciclo de implantação: parâmetros, cadastros, movimentos e resultados… isso não muda!!! Todo projeto de ERP funciona assim, entretanto, os momentos em que as atividades serão feitas, por quem e a forma como lidar com as interdependências, ajustes e adequações de rotas do projeto é que torna esta fase tão especial.
03) Anexos do ciclo de implantação: integrações, customizações, migrações e auditorias de implantação. Muitos projetos de ERP não dão valor ao pré-projeto, principalmente no que se refere a estes pontos… depois custa caro. Muitas dessas ações tem seus efeitos potencializados quando ocorrem no momento certo do projeto. Já vi partes de projetos ficarem paradas por mais de um mês porque uma determinada customização, fundamental para a operação, foi negligenciada na fase de pré-projeto e quando chegou a hora não conseguiram desenvolver em tempo hábil. Neste caso o atraso rendeu prejuízo financeiro e desgaste do engajamento do pessoal.
04) Go live (ou Dia D): Tudo está pronto, o “dever de casa” foi cumprido e está na hora de colocar o novo sistema em operação (isso pode acontecer com o sistema todo de uma vez ou em partes). Em raros momentos eu vi um projeto que fizesse o go live sem nenhum problema e infelizmente, em muitos momentos, vemos go live acontecendo gerando danos enormes. Teve um caso de uma grande empresa que ficou uma semana sem conseguir faturar e mais de um mês sem conseguir pagar os seus fornecedores, porque o ERP não estava operante.
05) Fechamento da implantação: é o momento em que você encerra o projeto, garante que toda a documentação do projeto está adequada, busca desenvolver de forma colaborativa o aprendizado do projeto com todos os envolvidos e se prepara para a pós-implantação… que é uma fase muito rica de desenvolvimento do ERP.
Agora que você tem uma noção dos principais processos envolvidos na implantação de um ERP quero te sugerir que faça um estudo aprofundado sobre o assunto, mas tente focar bastante nas experiências das pessoas, seja com estudos de casos e/ou conversando com quem já passou por projetos interessantes. O conhecimento conceitual é fundamental, mas a vivência é que faz a grande diferença por aqui.
Mãos e mentes à obra!!!
Veja também:
Gratuito: Curso EAD de Visão Geral
de ERP
Gratuito: Livro Falando Sobre ERP
Gratuito: Clube do ERP (LinkedIn)
Mauro Oliveira
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