Falando Sobre... Tesouraria e os ERP
Não importa se a sua empresa está vivendo tempos de “vacas gordas” ou de
“vacas magras”, todos os gestores de empresa ficam bem atentos nas atividades
do Contas a Pagar e no Contas a Receber. Isso já faz parte do ritual diário
deles.
Mas, trabalhando em paralelo, e com igual importância, tem um outro
grupo de funcionalidades do financeiro que se chama Tesouraria. Nele você vai
fornecer grande apoio aos demais grupos de funcionalidades, além de realizar
algumas ações específicas e a tomadas de alguns tipos de decisões.
Muitos ERP de mercado conseguem fazer bem as atividades básicas e
intermediárias da Tesouraria, mas muito poucos conseguem trabalhar de forma
mais apurada em algumas funções ou nem tem funções mais avançadas que são relevantes
para um grupo significativo de empresas. Vamos falar sobre isso!!!
Como Funciona a Tesouraria de Uma Empresa?
Como o próprio nome sugere, a Tesouraria tem como função guardar os
“tesouros” da empresa, mas alguns “pesadelos” também fazem parte deste grupo.
Aqui vamos trabalhar de forma um pouco diferente do que ensinam nas
faculdades. Em muitas bibliografias, Tesouraria também inclui os temas Contas a
Pagar, Contas a Receber e Fluxo de Caixa, mas estes vão ser tratados de forma
separada em outros artigos.
Aqui, na Tesouraria iremos trabalhar as especificações dos bancos (que
vamos ampliar o conceito para instituições financeiras), as operações com as
contas financeiras de todos os tipos, o caixa, os ativos financeiros e os
empréstimos feitos e concedidos.
01) Especificações das Instituições Financeiras
Cadastramento dos bancos, factorings, plataformas financeiras,
etc, bem como as especificações das contas e de todos os tipos de transações
que elas têm. A própria empresa também atua como uma instituição financeira no
momento que abre contas de caixinhas (contas de antecipação e
operacionalização) e realizando reservas financeiras no caixa.
Outro fator relevante são as especificações de layouts de
integração bancária pela padronagem CNAB (Centro Nacional de Automação
Bancária) e integrações transacionais por API (Application Programming
Interface), que faz com que sistemas troquem dados facilmente.
02) Operações com as Contas Financeiras
Além das diversas formas de pagamento e recebimento de dinheiro, existem
muitas operações nas empresas que se destinam a transferências entre contas,
antecipações, ajustes de contas e de alocações de retenções e de reservas
financeiras, onde a Tesouraria fica a cargo desta atividade.
03) Caixa
Refere-se a todos os ativos financeiros potenciais e reais disponíveis
em cada conta de trabalho e em cada moeda. Como saber o caixa real/potencial
quando tem um alto volume de cheques a serem debitados? Como tratar operações
de boletos e de cheques em contas de garantia de banco? O que é realmente
Caixa? É somente dinheiro em espécie disponível (muita gente só vê dessa
forma)?
04) Ativos Financeiros
Títulos mobiliários, títulos financeiros e até mesmo obrigações de
permutas podem e devem ser administradas pela Tesouraria, integrando-se aos
processos operacionais e financeiros quando for preciso e sendo incluídos nas
análises quando os gestores quiserem.
05) Empréstimos Contratados e Concedidos
Todas as operações de empréstimo com instituições financeiras são
baseadas em contratos que podem ter características completamente diferentes,
além de vários níveis possíveis de complexidade. Receber o dinheiro dos
empréstimos é uma atividade simples, mas saber os verdadeiros valores a serem
pagos, o que falta a ser pago, as renegociações e ainda as possibilidades de
pagamentos antecipados (trabalhando a valor presente) é bem crítico.
Do outro lado, existem empresas que precisam trabalhar de forma até razoavelmente
intensa, concedendo empréstimos para colaboradores, parceiros, fornecedores e
empresas coligadas, também com regras específicas.
Basicamente as ações de Tesouraria são as que foram descritas acima,
agora vamos conversar sobre os desafios envolvidos no dia a dia e como os ERP
atuam neste grupo de funcionalidades.
Tesouraria com ERP
01) O CNAB Não É Tão Padrão Assim, e Nem Tão Fácil Como Deveria
Hoje em dia, as atividades de implantação do CNAB para transferências
bancárias estão muito mais fáceis do que antes, mas mesmo assim estão longe do
que eu considero como razoável.
No primeiro momento, imaginamos que todas as contas bancárias seguem
fielmente as padronagens de layout de transferência, mas isso não é
verdade. Muitas vezes, quando usamos um padrão já testado de um tipo de conta
num determinado projeto de ERP ela acaba não funcionando plenamente em outro
projeto, precisando de ajustes… o problema, neste caso está na adoção do CNAB
pelos bancos e não por defeitos no ERP.
Pelo lado do fornecedor de ERP, já vi vários casos onde eles deixaram
todo o trabalho de integração por CNAB nas mãos dos seus clientes, e depois,
quando não dava certo (devido a um pequeno ajuste) queria cobrar a mais para
fazer o serviço.
Tem casos que é o contrário, o fornecedor de ERP não deixa o cliente ter
acesso a formatação do CNAB e cobra para fazer o serviço. Em outros momentos o
fornecedor não cobra durante a implantação, mas cobra na pós-implantação por
qualquer outra nova necessidade.
No meu ponto de vista, todos os padrões bancários de contas deveriam ser
fornecidos e atualizados pelos fornecedores de ERP e eles deveriam ter
mecanismos automatizados de validação e ajuste dos mesmos. Isso já é
economicamente viável.
02) As Integrações Com as Instituições Financeiras Precisam Ir Para
Outro Nível
Estamos vendo o crescimento do número de fintechs (empresas financeiras
com ênfases em atividades digitais) no mercado, bem como percebemos que elas
estão muito mais maduras.
Com isso começamos a ver mais valor nas integrações dessas empresas com
os ERP. E neste momento os ERP são o grande gargalo do processo, onde poucos
conseguem fornecer nativamente estruturas práticas de uso de API ou qualquer outro recurso
de integração.
É um problema que precisa ser tratado agora.
03) Por Que Os Tempos das Operações Financeiras São Importantes e Por
Que Precisamos Administrá-los?
Caso eu deposite um cheque de R$2.000,00 do Banco X na minha conta no
Banco Y, quanto tempo vai demorar para que o dinheiro esteja disponível? E se o
mesmo cheque fosse colocado numa conta no próprio Banco X? E nas operações com
boleto, como fica isso?
Essas informações são extremamente importantes para que os gestores
consigam efetuar monitoramentos e façam programações de recebimento/pagamento.
A minha pergunta é: por que muitos ERP nem tem meios para registrar
essas informações? Por que a maioria dos ERP de mercado que tem essas
informações não as utilizam como deveriam?
04) Onde Estão As Reservas Financeiras?
Muitos negócios trabalham (de forma correta) gerando reservas
financeiras para atividades específicas, tais como: compra de uma nova sede,
flutuação de receita/despesa, investimentos em marketing, etc., mas muitos ERP
de mercado não conseguem administrar isso de uma maneira prática.
Contas virtuais de reserva, mesmo o dinheiro estando em contas
financeiras normais, pode ser uma boa saída, possibilitando com isso, ter ou
não a inclusão dos valores dessas contas nas análises e em operações
específicas.
05) O Tratamento das Retenções Requer Alguns Cuidados
Alguns tipos de negócio, principalmente aqueles que trabalham com
contratos com valores medianos/altos e de longa duração, realizam retenção de
parte dos valores faturados.
A empresa fornecedora fica com dinheiro a receber bloqueado no cliente,
onde ela só vai ter acesso a ele (de forma integral ou parcial) no final do
contrato. Entretanto ela precisa finalizar a obrigação a receber no seu
sistema, reservar e pagar os impostos da totalidade da nota fiscal e ter meios
para controlar esse recebimento pendente. Comentário: deixar a obrigação a
receber em aberto não é uma solução.
A empresa cliente não paga integralmente a nota fiscal e fica com uma
obrigação a pagar futura com o seu fornecedor, só que o valor futuro a pagar
vai se juntar com outros valores retidos de outras notas fiscais e pode haver
valores a serem abatidos, mediantes a ocorrências do contrato.
Resumindo: os ERP tem que ter operações específicas de retenção de
dinheiro de notas fiscais, trabalhando controles e lançamentos contábeis,
fiscais, financeiros orçamentários e gerenciais, e essas operações podem ser
feitas diretamente no Contas a Pagar e no Contas a Receber e controladas na
Tesouraria. Infelizmente não vi ERP de mercado trabalhando adequadamente este
ponto no Financeiro, muitos só fazem este tipo de controle na Gestão de
Contratos.
06) O Jogo Duro das Contas Caução e de Garantia dos Bancos e os ERP
Há algum tempo atrás fiz um projeto de implantação de financeiro, onde a
empresa trabalhava com um volume expressivo de cheques a receber e alocava em
bancos para controle de depósitos em contas corrente, contas caução e contas de
garantias de empréstimos. Foi um verdadeiro inferno!!!
Os bancos não permitiam acesso às contas caução e nem as contas de
garantia, faziam abatimentos e transferência sem comunicar nada e ainda não
tratavam os problemas de cheques sem fundo e muito menos comunicavam isso ao
verdadeiro dono do cheque, que era a empresa que colocou o cheque no banco.
Tem um grande problema aqui que precisa ser alinhado com os bancos. Os
principais fornecedores de ERP poderiam fazer alguma pressão nos bancos para
resolver isso.
07) A Guarda e a Administração dos Cheques
Apesar da grande redução do uso de cheques, a presença deles no mercado
ainda é representativa, e tem negócios que só vivem manuseando eles.
A Tesouraria precisa fazer o controle físico desses cheques e ter meios
para administrar envios, eventuais desvios e todas as possíveis falhas de
compensação dos mesmos nas instituições financeiras.
Muitos ERP já fazem um bom trabalho no controle do envio e do eventual
desvio de cheques, mas poucos fazem, de forma automática, o controle das falhas
de compensação.
08) Os Ajustes de Contas Precisam de Todos os Controles Como Qualquer
Operação Financeira
De tempos em tempos, alguns ajustes para menor ou para maior precisam
ser feitos nas contas financeiras da empresa, principalmente nas contas
bancárias, onde pequenas taxas e alguns ajustes acabam não sendo tratados no
Contas a Pagar e/ou no Contas a Receber.
Vários ERP de mercado já fazem este tipo de ajuste na Tesouraria, mas
não costumam ter meios para tratar esses lançamentos como um lançamento
financeiro qualquer, com todos os impactos contábeis, gerenciais, financeiros e
orçamentários. Com o tempo isso pode gerar algum transtorno nos controles.
09) A Visão do Caixa Precisa Ser Clara
Quanto dinheiro eu tenho disponível? Para muitas empresas, que têm
operações mais simples, essa pergunta é fácil de ser respondida, mas aquelas que
tem operações complexas, como retenções, reservas financeiras, dinheiro em
vários tipos de conta, trabalhando com várias moedas, etc., essa resposta não é
tão fácil assim.
Telas completas de Caixa, com visões possibilitando detalhamentos, são
de vital importância para os gestores financeiros.
10) Para Alguns Negócios Permutar Faz Parte do Negócio
Permutar itens e serviços é uma atividade comercial extremamente válida,
muito utilizada, fiscalmente e contabilmente aceita. Mas por que a grande
maioria dos ERP não tratam isso nas suas operações (incluindo o Financeiro)?
Muitas das permutas que eu já tive conhecimento, não utilizaram nota
fiscal e nem pagaram impostos disso, que fiscalmente é um erro, mas outro erro,
que impacta nas operações, é não controlar créditos e débitos das permutas
dentro do ERP, onde, em alguns negócios traz razoáveis impactos negativos.
Os ERP tem que estar melhor preparados para isso!
11) Administrar os Empréstimos Contratados É Uma Coisa
Um volume enorme de empresas fez, faz e/ou fará algum tipo de empréstimo
bancário em algum momento da sua existência. Em algumas dessas empresas, vão
ocorrer múltiplos empréstimos simultâneos com alguns bancos. Poderão haver
casos que essas empresas vão querem renegociar pagamentos e taxas, inclusive
poderão conseguir descontos nos pagamentos e normalmente vão ter que
administrar cada empréstimo por meses ou anos.
Controlar empréstimo a empréstimo, com as suas taxas, impostos e formas
de pagamento; tendo a capacidade de trazer a valor presente com as premissas
específicas e fazer simulações de negociações são requisitos mínimos para esta
funcionalidade
Infelizmente quase a totalidade dos ERP não está preparada para
administrar os empréstimos contratados.
12) Administrar os Empréstimos Concedidos É Outra Coisa
Empresas que concedem empréstimos aos seus funcionários já é algo comum,
mas têm empresas que precisam emprestar dinheiro para os seus parceiros, canais
e fornecedores, onde, tem casos que esse empréstimo pode ser considerado como
adiantamento de produtos/serviços futuros, outros são empréstimos simples e
outros são potencialmente a fundo perdido.
Como legalmente somente instituições financeiras podem efetuar
empréstimos para empresas, esses empréstimos efetuados não podem ter juros (mas
podem ter correção monetária) e precisam ser caracterizados nas formas que a
lei permite, como adiantamento, por exemplo, pagando os impostos adequados.
Mas para a sua gestão, você pode visualizar e trabalhar como empréstimo
concedido.
Mais um ponto de fragilidade que vejo no mercado de ERP.
13) Trabalhando na Tesouraria Com Moedas Não Convencionais
Trabalhar com a moeda corrente do país é o padrão. Tudo bem. Trabalhar
com moedas internacionais quando você faz negócio com empresas de outros países
ou quando as suas atividades são afetadas pelo turismo internacional, também
está parcialmente controlado (repito, parcialmente controlado), mas lidar com
criptomoedas, moedas locais e pontos de bonificações (Smile, Multipontos, etc.)
ainda não é uma atividade natural para os ERP de mercado, mas já faz parte da
vida de algumas empresas.
Está no momento certo para os fornecedores de ERP “virarem esta página”.
Tesouraria das empresas é um grupo de processos que, dependendo do tipo
de negócio, pode apoiar muitas das tomadas de decisão das empresas, além de
operacionalizar pontos sensíveis do negócio. Dê o devido valor a ela.
Mãos e mentes à obra!!!
Gratuito: Curso EAD de Visão Geral
de ERP
Gratuito: Livro Falando Sobre ERP
Gratuito: Clube do ERP (LinkedIn)
Mauro Oliveira
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