Falando Sobre... Tesouraria e os ERP




Não importa se a sua empresa está vivendo tempos de “vacas gordas” ou de “vacas magras”, todos os gestores de empresa ficam bem atentos nas atividades do Contas a Pagar e no Contas a Receber. Isso já faz parte do ritual diário deles.

Mas, trabalhando em paralelo, e com igual importância, tem um outro grupo de funcionalidades do financeiro que se chama Tesouraria. Nele você vai fornecer grande apoio aos demais grupos de funcionalidades, além de realizar algumas ações específicas e a tomadas de alguns tipos de decisões.

Muitos ERP de mercado conseguem fazer bem as atividades básicas e intermediárias da Tesouraria, mas muito poucos conseguem trabalhar de forma mais apurada em algumas funções ou nem tem funções mais avançadas que são relevantes para um grupo significativo de empresas. Vamos falar sobre isso!!!

Como Funciona a Tesouraria de Uma Empresa?

Como o próprio nome sugere, a Tesouraria tem como função guardar os “tesouros” da empresa, mas alguns “pesadelos” também fazem parte deste grupo.

Aqui vamos trabalhar de forma um pouco diferente do que ensinam nas faculdades. Em muitas bibliografias, Tesouraria também inclui os temas Contas a Pagar, Contas a Receber e Fluxo de Caixa, mas estes vão ser tratados de forma separada em outros artigos.

Aqui, na Tesouraria iremos trabalhar as especificações dos bancos (que vamos ampliar o conceito para instituições financeiras), as operações com as contas financeiras de todos os tipos, o caixa, os ativos financeiros e os empréstimos feitos e concedidos.

01) Especificações das Instituições Financeiras
Cadastramento dos bancos, factorings, plataformas financeiras, etc, bem como as especificações das contas e de todos os tipos de transações que elas têm. A própria empresa também atua como uma instituição financeira no momento que abre contas de caixinhas (contas de antecipação e operacionalização) e realizando reservas financeiras no caixa.
Outro fator relevante são as especificações de layouts de integração bancária pela padronagem CNAB (Centro Nacional de Automação Bancária) e integrações transacionais por API (Application Programming Interface), que faz com que sistemas troquem dados facilmente.

02) Operações com as Contas Financeiras
Além das diversas formas de pagamento e recebimento de dinheiro, existem muitas operações nas empresas que se destinam a transferências entre contas, antecipações, ajustes de contas e de alocações de retenções e de reservas financeiras, onde a Tesouraria fica a cargo desta atividade.

03) Caixa
Refere-se a todos os ativos financeiros potenciais e reais disponíveis em cada conta de trabalho e em cada moeda. Como saber o caixa real/potencial quando tem um alto volume de cheques a serem debitados? Como tratar operações de boletos e de cheques em contas de garantia de banco? O que é realmente Caixa? É somente dinheiro em espécie disponível (muita gente só vê dessa forma)?

04) Ativos Financeiros
Títulos mobiliários, títulos financeiros e até mesmo obrigações de permutas podem e devem ser administradas pela Tesouraria, integrando-se aos processos operacionais e financeiros quando for preciso e sendo incluídos nas análises quando os gestores quiserem.

05) Empréstimos Contratados e Concedidos
Todas as operações de empréstimo com instituições financeiras são baseadas em contratos que podem ter características completamente diferentes, além de vários níveis possíveis de complexidade. Receber o dinheiro dos empréstimos é uma atividade simples, mas saber os verdadeiros valores a serem pagos, o que falta a ser pago, as renegociações e ainda as possibilidades de pagamentos antecipados (trabalhando a valor presente) é bem crítico.
Do outro lado, existem empresas que precisam trabalhar de forma até razoavelmente intensa, concedendo empréstimos para colaboradores, parceiros, fornecedores e empresas coligadas, também com regras específicas.

Basicamente as ações de Tesouraria são as que foram descritas acima, agora vamos conversar sobre os desafios envolvidos no dia a dia e como os ERP atuam neste grupo de funcionalidades.

Tesouraria com ERP

01) O CNAB Não É Tão Padrão Assim, e Nem Tão Fácil Como Deveria
Hoje em dia, as atividades de implantação do CNAB para transferências bancárias estão muito mais fáceis do que antes, mas mesmo assim estão longe do que eu considero como razoável.
No primeiro momento, imaginamos que todas as contas bancárias seguem fielmente as padronagens de layout de transferência, mas isso não é verdade. Muitas vezes, quando usamos um padrão já testado de um tipo de conta num determinado projeto de ERP ela acaba não funcionando plenamente em outro projeto, precisando de ajustes… o problema, neste caso está na adoção do CNAB pelos bancos e não por defeitos no ERP.
Pelo lado do fornecedor de ERP, já vi vários casos onde eles deixaram todo o trabalho de integração por CNAB nas mãos dos seus clientes, e depois, quando não dava certo (devido a um pequeno ajuste) queria cobrar a mais para fazer o serviço.
Tem casos que é o contrário, o fornecedor de ERP não deixa o cliente ter acesso a formatação do CNAB e cobra para fazer o serviço. Em outros momentos o fornecedor não cobra durante a implantação, mas cobra na pós-implantação por qualquer outra nova necessidade.
No meu ponto de vista, todos os padrões bancários de contas deveriam ser fornecidos e atualizados pelos fornecedores de ERP e eles deveriam ter mecanismos automatizados de validação e ajuste dos mesmos. Isso já é economicamente viável.

02) As Integrações Com as Instituições Financeiras Precisam Ir Para Outro Nível
Estamos vendo o crescimento do número de fintechs (empresas financeiras com ênfases em atividades digitais) no mercado, bem como percebemos que elas estão muito mais maduras.
Com isso começamos a ver mais valor nas integrações dessas empresas com os ERP. E neste momento os ERP são o grande gargalo do processo, onde poucos conseguem fornecer estruturas práticas de uso de API ou qualquer outro recurso de integração.
É um problema que precisa ser tratado agora.

03) Por Que Os Tempos das Operações Financeiras São Importantes e Por Que Precisamos Administrá-los?
Caso eu deposite um cheque de R$2.000,00 do Banco X na minha conta no Banco Y, quanto tempo vai demorar para que o dinheiro esteja disponível? E se o mesmo cheque fosse colocado numa conta no próprio Banco X? E nas operações com boleto, como fica isso?
Essas informações são extremamente importantes para que os gestores consigam efetuar monitoramentos e façam programações de recebimento/pagamento.
A minha pergunta é: por que muitos ERP nem tem meios para registrar essas informações? Por que a maioria dos ERP de mercado que tem essas informações não as utilizam como deveriam?

04) Onde Estão As Reservas Financeiras?
Muitos negócios trabalham (de forma correta) gerando reservas financeiras para atividades específicas, tais como: compra de uma nova sede, flutuação de receita/despesa, investimentos em marketing, etc., mas muitos ERP de mercado não conseguem administrar isso de uma maneira prática.
Contas virtuais de reserva, mesmo o dinheiro estando em contas financeiras normais, pode ser uma boa saída, possibilitando com isso, ter ou não a inclusão dos valores dessas contas nas análises e em operações específicas.

05) O Tratamento das Retenções Requer Alguns Cuidados
Alguns tipos de negócio, principalmente aqueles que trabalham com contratos com valores medianos/altos e de longa duração, realizam retenção de parte dos valores faturados.
A empresa fornecedora fica com dinheiro a receber bloqueado no cliente, onde ela só vai ter acesso a ele (de forma integral ou parcial) no final do contrato. Entretanto ela precisa finalizar a obrigação a receber no seu sistema, reservar e pagar os impostos da totalidade da nota fiscal e ter meios para controlar esse recebimento pendente. Comentário: deixar a obrigação a receber em aberto não é uma solução.
A empresa cliente não paga integralmente a nota fiscal e fica com uma obrigação a pagar futura com o seu fornecedor, só que o valor futuro a pagar vai se juntar com outros valores retidos de outras notas fiscais e pode haver valores a serem abatidos, mediantes a ocorrências do contrato.
Resumindo: os ERP tem que ter operações específicas de retenção de dinheiro de notas fiscais, trabalhando controles e lançamentos contábeis, fiscais, financeiros orçamentários e gerenciais, e essas operações podem ser feitas diretamente no Contas a Pagar e no Contas a Receber e controladas na Tesouraria. Infelizmente não vi ERP de mercado trabalhando adequadamente este ponto no Financeiro, muitos só fazem este tipo de controle na Gestão de Contratos.

06) O Jogo Duro das Contas Caução e de Garantia dos Bancos e os ERP
Há algum tempo atrás fiz um projeto de implantação de financeiro, onde a empresa trabalhava com um volume expressivo de cheques a receber e alocava em bancos para controle de depósitos em contas corrente, contas caução e contas de garantias de empréstimos. Foi um verdadeiro inferno!!!
Os bancos não permitiam acesso às contas caução e nem as contas de garantia, faziam abatimentos e transferência sem comunicar nada e ainda não tratavam os problemas de cheques sem fundo e muito menos comunicavam isso ao verdadeiro dono do cheque, que era a empresa que colocou o cheque no banco.
Tem um grande problema aqui que precisa ser alinhado com os bancos. Os principais fornecedores de ERP poderiam fazer alguma pressão nos bancos para resolver isso.

07) A Guarda e a Administração dos Cheques
Apesar da grande redução do uso de cheques, a pesença deles no mercado ainda é representativa, e tem negócios que só vivem manuseando eles.
A Tesouraria precisa fazer o controle físico desses cheques e ter meios para administrar envios, eventuais desvios e todas as possíveis falhas de compensação dos mesmos nas instituições financeiras.
Muitos ERP já fazem um bom trabalho no controle do envio e do eventual desvio de cheques, mas poucos fazem, de forma automática, o controle das falhas de compensação.

08) Os Ajustes de Contas Precisam de Todos os Controles Como Qualquer Operação Financeira
De tempos em tempos, alguns ajustes para menor ou para maior precisam ser feitos nas contas financeiras da empresa, principalmente nas contas bancárias, onde pequenas taxas e alguns ajustes acabam não sendo tratados no Contas a Pagar e/ou no Contas a Receber.
Vários ERP de mercado já fazem este tipo de ajuste na Tesouraria, mas não costumam ter meios para tratar esses lançamentos como um lançamento financeiro qualquer, com todos os impactos contábeis, gerenciais, financeiros e orçamentários. Com o tempo isso pode gerar algum transtorno nos controles.

09) A Visão do Caixa Precisa Ser Clara
Quanto dinheiro eu tenho disponível? Para muitas empresas, que têm operações mais simples, essa pergunta é fácil de ser respondida, mas aquelas que tem operações complexas, como retenções, reservas financeiras, dinheiro em vários tipos de conta, trabalhando com várias moedas, etc., essa resposta não é tão fácil assim.
Telas completas de Caixa, com visões possibilitando detalhamentos, são de vital importância para os gestores financeiros.

10) Para Alguns Negócios Permutar Faz Parte do Negócio
Permutar itens e serviços é uma atividade comercial extremamente válida, muito utilizada, fiscalmente e contabilmente aceita. Mas por que a grande maioria dos ERP não tratam isso nas suas operações (incluindo o Financeiro)?
Muitas das permutas que eu já tive conhecimento, não utilizaram nota fiscal e nem pagaram impostos disso, que fiscalmente é um erro, mas outro erro, que impacta nas operações, é não controlar créditos e débitos das permutas dentro do ERP, onde, em alguns negócios traz razoáveis impactos negativos.
Os ERP tem que estar melhor preparados para isso!

11) Administrar os Empréstimos Contratados É Uma Coisa
Um volume enorme de empresas fez, faz e/ou fará algum tipo de empréstimo bancário em algum momento da sua existência. Em algumas dessas empresas, vão ocorrer múltiplos empréstimos simultâneos com alguns bancos. Poderão haver casos que essas empresas vão querem renegociar pagamentos e taxas, inclusive poderão conseguir descontos nos pagamentos e normalmente vão ter que administrar cada empréstimo por meses ou anos.
Controlar empréstimo a empréstimo, com as suas taxas, impostos e formas de pagamento; tendo a capacidade de trazer a valor presente com as premissas específicas e fazer simulações de negociações são requisitos mínimos para esta funcionalidade
Infelizmente quase a totalidade dos ERP não está preparada para administrar os empréstimos contratados.

12) Administrar os Empréstimos Concedidos É Outra Coisa
Empresas que concedem empréstimos aos seus funcionários já é algo comum, mas têm empresas que precisam emprestar dinheiro para os seus parceiros, canais e fornecedores, onde, tem casos que esse empréstimo pode ser considerado como adiantamento de produtos/serviços futuros, outros são empréstimos simples e outros são potencialmente a fundo perdido.
Como legalmente somente instituições financeiras podem efetuar empréstimos para empresas, esses empréstimos efetuados não podem ter juros (mas podem ter correção monetária) e precisam ser caracterizados nas formas que a lei permite, como adiantamento, por exemplo, pagando os impostos adequados.
Mas para a sua gestão, você pode visualizar e trabalhar como empréstimo concedido.
Mais um ponto de fragilidade que vejo no mercado de ERP.  

13) Trabalhando na Tesouraria Com Moedas Não Convencionais
Trabalhar com a moeda corrente do país é o padrão. Tudo bem. Trabalhar com moedas internacionais quando você faz negócio com empresas de outros países ou quando as suas atividades são afetadas pelo turismo internacional, também está parcialmente controlado (repito, parcialmente controlado), mas lidar com criptomoedas, moedas locais e pontos de bonificações (Smile, Multipontos, etc.) ainda não é uma atividade natural para os ERP de mercado, mas já faz parte da vida de algumas empresas.
Está no momento certo para os fornecedores de ERP “virarem esta página”.

Tesouraria das empresas é um grupo de processos que, dependendo do tipo de negócio, pode apoiar muitas das tomadas de decisão das empresas, além de operacionalizar pontos sensíveis do negócio. Dê o devido valor a ela.

Mãos e mentes à obra!!!


Mauro Oliveira


Comentários

Postagens mais visitadas deste blog

Falando Sobre... ROI dos ERP

Falando Sobre... ERP Desenvolvido Sob Encomenda

Falando Sobre... Fluxo de Caixa e os ERP