Falando Sobre... Fluxo de Caixa e os ERP

Será que vou ter condições de pagar essas compras de materiais? Vai ser interessante adiantar os meus recebíveis? Vou ter que pedir algum empréstimo ao banco? Quando? Quanto de dinheiro preciso colocar na frente para que aquele projeto comercial opere sem apoio financeiro?

Para responder essas e muitas outras perguntas, a ferramenta ideal a ser utilizada é o Fluxo de Caixa. Ela é a grande parceira dos gestores de negócio, sejam eles da área financeira ou não, onde posso afirmar, sem ter medo de errar, que é a ferramenta de uso obrigatório de todos os gestores das empresas.

O grande problema é que muitos ERP que deveriam dar pleno apoio à formatação, atualização e a utilização do Fluxo de Caixa, tem alguma limitação conceitual e/ou operacional, fazendo com que os gestores das empresas passem a utilizar planilhas eletrônicas (muitas vezes com erros significativos) para este fim.

Sem contar que muitos dos próprios gestores de empresas têm carências conceituais sobre o tema, dificultando bastante o uso adequado do Fluxo de Caixa onde e quando ele se faz necessário.

Vamos falar sobre isso!!!

Uma Visão Básica de Fluxo de Caixa

Em essência, o Fluxo de Caixa é uma ferramenta de controle e de análise das movimentações financeiras, que pode ser aplicado nas decisões do dia a dia, abrangendo as ações operacionais, táticas e estratégicas da empresa, a gestão orçamentária e a gestão de projetos e contratos.

Nele pode ser visto de forma separada e confrontada todas as movimentações de entrada e saída de dinheiro, analisando, inclusive, os seus saldos.

Temos quatro tipos de Fluxo de Caixa

=> Realizado: que utiliza as informações das obrigações a pagar e a receber que já foram feitas

=> Projetado: que utiliza as informações das obrigações a pagar e a receber cujos os valores já são conhecidos.

=> Orçado: que utiliza as informações das obrigações a pagar e a receber estimados em um orçamento.

=> Descontado: que utiliza as informações das obrigações a pagar e a receber no valor presente, descontando eventuais juros e taxas. Este pode ser usado em operações de Fluxo de Caixa Projetado e Orçado, e em análises sobre Fluxo de Caixa Realizado.

Cada Fluxo de Caixa pode ser trabalhado usando os três regimes, que são:

=> Regime de Caixa: que retrata efetivamente quando uma obrigação foi paga ou recebida.

=> Regime de Competência: que retrata quando uma obrigação a pagar ou a receber foi constituída.

=> Regime Gerencial: que retrata quando uma obrigação (financeira ou gerencial) a pagar ou a receber foi efetivamente alocada a um contrato, projeto ou centro de custo.

Como eu sei que muita gente tem dificuldade em enxergar as diferenças sobre os regimes, vou montar um pequeno exemplo.

Uma empresa de Construção Civil comprou um guindaste no dia 01/10/2010 pelo valor de R$1 milhão (valor ilustrativo) e planejou o pagamento dele em 20 parcelas sem juros de R$50 mil, com a primeira em 01/12/2010 e a última em 01/07/2012. O guindaste foi entregue no dia 15/01/2011 e foi utilizado no Contrato A do dia 20/02/2011 a 20/06/2011, sendo alocado neste contrato uma taxa gerencial diária de R$100,00.

No regime de Caixa o desembolso do guindaste foi das 20 parcelas de R$50 mil, com as diversas datas de pagamento; no regime de Competência o investimento do guindaste foi de R$1 milhão na data da compra (em alguns casos, é considerado a data da entrega); no regime Gerencial, para a empresa a sua entrada foi no dia 15/01/2011, e começou a pagar depreciação desse ativo, mas tem uma “receita” de uma taxa de R$100,00 por 121 dias (total de R$12.100,00) de alocação desse ativo no Contrato A.

Os conceitos envolvidos no Fluxo de Caixa são basicamente esses, mas tudo vai depender em como você vai desenvolver e aplicar esta ferramenta e como os sistemas vão apoiá-lo.

Fluxo de Caixa e os ERP

01) Se Você Tem Um ERP, Não Faça o Seu Fluxo de Caixa em Planilha Eletrônica

Quando fiz um projeto de ERP numa empresa que tinha 3 lojas, atuando em 2 ramos diferente, o dono da empresa me mostrou uma planilha eletrônica onde ele fazia o seu “Fluxo de Caixa”, e me disse que, com base nas informações que ele veio colhendo, ele tomou a decisão de vender uma loja.

Eu vi a planilha eletrônica e fiz os seguintes comentários: você está usando, numa única análise informações no regime de Caixa e no regime de Competência; tinha informações que estavam duplicadas; tinha cálculos errados; aquilo estava parecendo um DRE (Demonstrativo de Resultado de Exercício… que é uma grande ferramenta) e não um Fluxo de Caixa; para tomar a decisão que ele estava querendo tomar, um DRE era interessante, mas ele havia se “esquecido” de colocar o estoque, e sem essa informação, nenhuma análise assertiva poderia ser feita.

Estamos falando de um gestor qualificado e experiente de empresa, agora imagina: o que pode acontecer em outras situações com profissionais não tão bem qualificados?!?!?!

Se ele estivesse usando o seu ERP (que tinha um Fluxo de Caixa tosco, mas tinha), ele poderia ter errado menos nas suas decisões.

Fluxo de Caixa em planilha eletrônica só se tiver conhecimento sobre o assunto e se o seu ERP não tiver este recurso.

02) Você Tem Certeza Que o Seu Fluxo de Caixa Está Estruturado Corretamente?

É muito comum, durante uma implantação de ERP ou até mesmo num diagnóstico de ERP implantado, encontrarmos pessoas utilizando Fluxos de Caixa imaginando que ele estivesse refletindo uma realidade, mas ele estava com algum ponto diferente.

Isso acontece porque vários parâmetros podem ser utilizados na sua montagem, como por exemplo, o uso ou não de contas garantia, de contas caução, de que forma vou usar alguma conta de investimento, etc. E quando quer fazer uma nova análise, um ou mais parâmetros não são ajustados como deveria.

Uma boa solução para isso é ter na tela de uso uma ficha resumo dos parâmetros utilizados.

Outro problema são os ERP que não tem condições de fazer parametrizações adequadas nos seus Fluxos de Caixa, como incluir ou não uma determinada conta bancária ou alteração de regime para análise.

Estamos falando aqui de pequenos esforços que evitam muitos erros.

03) O Problema de (Não Conseguir) Usar Vários Regimes

Trabalhar no regime Caixa é o padrão no mercado de ERP; uma quantidade razoável de fornecedores de ERP conseguem trabalhar com o regime de Competência, mas muito poucos conseguem operar Fluxo de Caixa no regime Gerencial.

De um lado temos os gestores com dificuldades de entendimento sobre qual seria o regime ideal de formatação do Fluxo de Caixa para uma determinada análise. Em quase todos os processos de Seleção de ERP, eu acabo tendo que solicitar o ajuste da RFP (Request For Proposal - basicamente é a Lista de Funcionalidades Solicitadas de um ERP) sobre as especificações dos Fluxos de Caixa.

Do outro lado, os fornecedores de ERP também tem dificuldades conceituais e só colocam no seu sistema as funcionalidades que os seus clientes pedem.

Muitos fornecedores de ERP ainda dizem “é só isso que eles querem”, e eu respondo: “será que eles não pedem mais porque não tem nem ideia do que precisam e do que poderiam ter acesso?”

Falta um pouco de vontade para que as coisas melhorem.

04) Seu ERP Precisa Conseguir Conciliar Todos os Tipos de Fluxo de Caixa

Pegar o Fluxo de Caixa Realizado, depois adicionar todas as obrigações do Fluxo de Caixa Planejado, em seguida associar as obrigações ainda não utilizadas das projeções do Fluxo de Caixa Orçado e, em algumas partes trazer a valor presente num Fluxo de Caixa Descontado, não é uma atividade trivial e os ERP deveriam fazer isso sempre, e de forma fácil, mas isso não acontece.

Muitas das vezes, para compensar as limitações dos ERP de mercado, os gestores financeiros fazem malabarismos nas operações de Contas a Pagar e Contas a Receber, utilizando obrigações com status específicos para efetuar esse tipo de controle.

Fornecedores de ERP: já passou da hora disso mudar!!!

05) Como Usar o Fluxo de Caixa É Muito Importante

A maioria dos ERP tem uma função de Fluxo de Caixa que você consegue parametrizar muita coisa, mas sempre com o foco geral do negócio, ou com parâmetros cujo o ajuste é muito manual… as coisas não deveriam ser feitas assim!!!

Por que na hora que o Comprador recebe um Planejamento de Materiais ele não tem a opção de ver o Fluxo de Caixa com esse impacto? Enxergar nos pontos que a empresa pode precisar de recursos bancários, saber quais Ordens de Compra estão impactando mais, para que ele possa propor uma nova forma de pagamento para esses fornecedores?

Por que em cada Contrato, não tem uma visão de Fluxo de Caixa Gerencial somente dos pontos relacionados ao seu contrato? Ou ter no Fluxo de Caixa uma visão de um conjunto de contratos relacionados a um determinado cliente?

Essas e muitas outras formas de uso dos Fluxos de Caixa podem trazer um valor enorme para os processos de tomada de decisão das empresas.

06) O Fluxo de Caixa Precisa Ter Capacidade de Navegação nas Informações Associadas

Um número razoável de ERP conseguem ter uma navegação drill-down ou outros tipos de navegação detalhando o que foi apresentado no Fluxo de Caixa.

Esse tipo de pesquisa facilita enormemente as verificações mais apuradas, e não custa muito ser feito.

07) A Capacidade de Simulação Fácil no Fluxo de Caixa Faz Toda a Diferença

Num processo de Seleção de ERP, eu questionei o primeiro fornecedor sobre a capacidade de realizar simulações de ações (vender uma empresa no grupo, fazer uma campanha comercial dando um parcelamento em 20 vezes sem juros, etc.), ele disse que tinha e que era fácil fazer.

Então pedi que ele fizesse um exemplo de compra de um Projeto de ERP. Ele fez todo o ciclo, abrindo um pedido, depois detalhou as informações do contrato, lançou todas as obrigações a pagar num status específico e depois ajustou o Fluxo de Caixa para enxergar o que ele fez. No final da apresentação, perguntei o que que deveria ser feito caso ele não quisesse mais essa informação. Ele me disse que precisava desfazer tudo no sistema.

Sabe qual é o verdadeiro problema neste caso? Eu vi outro sistema, e outro, e outro… e todos que tinham esse recurso, eram muito parecidos com isso.

TEM QUE TER UMA MANEIRA MAIS FÁCIL!!!

Só precisamos de um ambiente de simulação específico de Fluxo de Caixa, onde possa ser colocado e ajustado lotes de informações e, depois de analisado, ter as informações retiradas ou efetivadas facilmente. Só isso.

08) As Dificuldades Operativas do Fluxo de Caixa Descontado

Trazer receitas a valor presente exige um conjunto de cálculos que são específicos de um tipo de transação dentro de uma instituição financeira. Antecipação de boletos no Banco A gera um valor com uma entrega numa data, já no Banco B, é outro valor com outra data de entrega do dinheiro.

Nas operações de pagamento antecipado de empréstimo a coisa complica ainda mais, onde cada contrato tem um perfil de aplicação do imposto e das taxas, além de ter algumas formas de aplicação dos cálculos financeiros que podem ser diferentes, mesmo em contratos que sejam da mesma instituição financeira.

Sabe o que acontece com muitos ERP? Eles colocam uma taxa padrão em cada caso e vida que segue. Com sorte, você fica com um número aproximado para pensar.

Sei que isso é difícil de ser feito no sistema e gera alguma demanda extra de mão de obra para operacionalizar, mas tem as suas compensações.

09) A Operação do Financeiro e os Impactos no Fluxo de Caixa Projetado e Orçado

Como já falei anteriormente, muitos ERP de mercado trabalham com Fluxo de Caixa Projetado e Orçado lançando obrigações a pagar e a receber com status específicos… isso realmente é muito comum no mercado.

O que eu não comentei é o que acontece quando chegam as obrigações a pagar e a receber representadas pelas que foram colocadas anteriormente.

Quando as obrigações são colocadas manualmente isso é mais fácil, basta mudar de status, agora quando vem de forma automática como devemos proceder?

Normalmente as empresas precisam contar com heróis no financeiro para caçar esse tipo de obrigação na hora certa e retirá-la ou inativa-la (depende do padrão no ERP). Pode ter casos de centenas de lançamentos desse tipo de obrigação por mês.

Se o fornecedor de ERP quiser manter esse processo dessa forma, ele deve, pelo menos colocar uma tela para consolidar as informações e fazer trocas mais rápidas. Pelo menos isso.

10) Ainda Tem Muita Gente Que Precisa Entender Sobre Fluxo de Caixa

Depois de analisar bastante o assunto, eu cheguei à conclusão que o maior problema do uso dos Fluxos de Caixa nas empresas é a falta de conhecimento que as pessoas envolvidas na criação dos ERP e nas operações dos ERP nas empresas tem.

Se os profissionais dos fornecedores de ERP soubesses realmente sobre Fluxo de Caixa, a sua importância e as formas de uso, não fariam sistemas tão limitados assim.

Se os clientes de ERP realmente soubessem das potencialidades de uso dos Fluxos de Caixa nas suas operações, eles iriam exigir melhorias significativas dessa funcionalidade.

Não posso acreditar que o problema seja por acomodação.

Tudo que conversamos neste artigo foi sobre Fluxo de Caixa Direto, mas também existe o Fluxo de Caixa Indireto, com o uso do Balanço Patrimonial. Existem várias possibilidades de visualizações dos Fluxos de Caixa e ainda metodologias avançadas de análises. Mas, se a sua empresa conseguir operacionalizar corretamente com o básico (que foi o que trabalhamos no artigo), vocês verão bons resultados nas suas tomadas de decisão.

Fluxo de Caixa bem feito/aplicado = Decisões financeiras bem suportadas 

O que mais você precisa saber para colocar tempo, energia e dinheiro para operacionalizar o seu Fluxo de Caixa como deve?

Mãos e mentes à obra!!!

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Mauro Oliveira

mauro.oliveira@espacoerp.com.br

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