Falando Sobre... Contas a Receber e os ERP




Receber dinheiro (ou qualquer outro ativo de valor) é o processo que, associado ao processo de vendas, quando acontece a contento, faz todos os gestores de empresas se sentirem bem… deve até produzir uma dose de serotonina nos seus cérebros. Mas quando as coisas não saem como devia, vemos rostos nervosos pelos cantos.

Esse é o mundo de montanha-russa emocional que os profissionais de Contas a Receber vivem.

Todos os negócios estão tentando simplificar e reduzir os seus riscos no seu Contas a Receber, muitos estão até conseguindo excelentes resultados, fazendo com que o seu cliente pague antes de receber o produto/serviço, mas ainda existem lacunas a serem fechadas, principalmente em operações complexas, que costumam ter muitas variáveis. Em todas elas, até mesmo as mais simples, os ERP tem um papel fundamental para que tudo funcione. Vamos falar sobre isso!!!

Como Funciona um Contas a Receber?

É mais ou menos assim: uma obrigação a receber é apresentada e inserida manualmente ou automaticamente no ERP, principalmente pelo processo de vendas da empresa, mas pode acontecer devido a reembolso de colaboradores, estornos e receitas financeiras, multas e juros recebidos, etc.

Cada obrigação a receber tem uma ou mais possibilidade de instrumento financeiro de entrada, como depósito em conta, boleto, cartão de crédito, etc. Atividades de monitoramento e controle são feitas com base em regras de negócio estabelecidas. O recebimento ocorrendo, a obrigação a receber é finalizada, caso não ocorra ou tenha a sua quitação parcial, passa por várias possibilidades de verificação, negociação, alteração, glosas e acréscimos.

Alguns complicadores podem ocorrer, tais como: recebimentos feitos com valores a menor que o pedido de venda, devido a split (fracionamento) de receitas ou devido a taxas de serviços cobradas diretamente no faturamento ao cliente; recebimentos opcionais do pedido (gift economy) ou de extras por resultados; notas fiscais com retenção de receitas; e assim por diante.

O processo central de Contas Receber é muito comum, mas os detalhes mudam tudo.

E Como o ERP fica Nesta História?

Quando o processo tem a sua automatização viável e o mesmo está estabilizado, tudo se resume a monitoramento, mas em muitos casos, os ERP precisam suportar situações que têm algumas variáveis e riscos. Vamos a elas:

01) Recebimentos em Operações de Venda com Split
Em muitas operações comerciais, todos os agentes envolvidos recebem as suas receitas diretamente de plataformas financeiras ou de e-commerces preparados para isso.
Nestas operações, o dinheiro recebido é dividido na origem, mas os custos com a plataforma (normalmente são taxas) ou de impostos, nem sempre são divididos da mesma forma.
Apenas um exemplo: numa livraria virtual que tem o modelo de franquia online, a venda que ocorrer é dividida em: 10% para a plataforma financeira, 70% para a livraria e 20% para a franquia, só que a nota fiscal para o cliente é emitida na totalidade pela livraria e a plataforma e a franquia emitem nota fiscais para a livraria, como prestadores de serviços.
A grande maioria dos ERP não estão preparados para fazer esta atividade de forma automatizada.

02) Recebimentos com Retenções
Em operações de projetos e contratos, de volume financeiro razoável, e envolvendo alguns tipos de riscos, os clientes realizam retenções de valores das notas fiscais emitidas, seja na sua totalidade ou a partir de alguma regra. O objetivo é ter uma reserva financeira em garantia para cobrir os eventuais impactos dos potenciais riscos.
Esse dinheiro fica retido com o cliente, que pode, inclusive ter a obrigação contratual de mantê-lo numa conta que atualize a correção monetária e gere juros.
No término do projeto/contrato, todo o dinheiro não utilizado retorna para o fornecedor.
Como tratar essa obrigação a receber com todos os controles envolvidos? Como tratar eventuais abatimentos das retenções recebidas e de eventuais ganhos financeiros no processo? Quais são os padrões de classificação contábil desse tipo de operação?
E a principal pergunta é: por que a maioria dos ERP ainda não desenvolveram nativamente esse tipo de operação?

03) Recebimentos com Valores Diferentes do Estabelecido
Em recebimentos feitos por depósito bancário ou direto no caixa, tem a possibilidade do mesmo ser feito com valores menores do que o estabelecido. No caso dos depósitos bancários, mesmo com identificação do depositante, fica muito difícil fazer a conciliação das contas.
Essa é uma atividade semi-automatizada que bons ERP estão realizando simples ações de consolidação dos dados nas telas que facilitam a verificação.

04) Recebimentos com Valores Nativamente Indefinidos
Alguns modelos de negócio estão adotando o gift economy, onde o cliente consome o produto e/ou o serviço e depois ele diz se vai pagar e/ou quanto vai pagar. Em alguns casos é colocado um valor mínimo de pagamento e, às vezes, é definido um período máximo para realizar essa transação.
Isso pode ocorrer inclusive com o uso de boletos e de cartão de crédito.
Mas, para efeito de controle, uma obrigação a receber deve existir, e caso haja o recebimento desta obrigação, uma nota fiscal, com o valor real recebido, deve ser emitida de forma automatizada.
Essa é mais uma operação que, em geral, os ERP não tem.

05) Recebimentos com Valores Glosados
No segmento de Supermercados, é muito comum o fornecedor receber um pedido, entregar este pedido, faturar o pedido, emitir o boleto, e, depois de algum tempo, o comprador pagar um valor menor e dizer: “decidimos que você vai colaborar conosco e por isso retiramos 20% do valor que teríamos que pagar. Ok?”.
Caso o fornecedor queira continuar vendendo para este supermercado, ele vai aceitar, mas isso implica que ele vai pagar os impostos com o valor total da nota fiscal e vai ter que fechar a sua obrigação a receber com o valor menor, fazendo todos os registros contábeis e gerenciais apropriados.
Para os ERP basta incluir uma rotina que faça todas essas transações, evitando que o seu cliente faça inúmeros lançamentos manualmente.

06) Recebimentos com Negociações
Num determinado projeto de ERP de uma instituição de ensino, eu vi a seguinte situação: um aluno foi matriculado num curso cujo o valor era de R$4.200,00. O pagamento ocorreu com 10 cheques mensais de R$420,00 do pai do aluno. Passado dois meses, o pai do aluno pediu para trocar alguns cheques pelo da mãe do aluno, porque eles acabaram de divorciar e iriam dividir essa despesa, com isso ficou 4 cheques de cada responsável do aluno, sendo que os primeiros cheques a serem utilizados eram da mãe. O primeiro cheque da mãe do aluno, voltou sem fundos, e assim seguiu com os demais cheques dela. 8 meses depois, a mãe do aluno negociou a dívida de R$1.680,00, onde conseguiu não pagar multas e juros e ainda teve uma redução para R$1.500,00, que foi pago com 2 cheques de R$750,00 da avó do aluno. No último cheque do pai do aluno, ele entrou em contato com a escola e falou que havia cancelado aquela conta no banco e pediu para trocar o cheque dele de R$420,00 por um outro dele de R$120,00 e mais cheque de terceiro no valor de R$300,00 a ser depositado 45 dias depois.
O caso acima foi somente um em centenas de casos de negociações que aquela empresa tinha todos os anos.
Já adianto que somente ter campos no ERP para registrar as negociações não é o suficiente.
Como garantir a rastreabilidade de tudo isso? E como ficam as situações onde ainda existe split de receitas associadas? Como fazer nessas circunstâncias que tudo dê certo nas atividades fiscais, contábeis e gerenciais?
O fornecedor do ERP tem que responder a essas perguntas.

07) Recebimentos de Permutas
Desde que o mundo é mundo permutamos itens e serviços, tanto para fins pessoais, quanto profissionais. Sendo assim vemos empresas utilizando este recurso com muita regularidade, mas infelizmente sem os devidos controles dentro do ERP.
Empresas de marketing digital podem permutar serviços por espaço de eventos; fornecedores entregam sistemas por materiais gráficos; produtos químicos por outros produtos químicos; já vi uma vez a permuta de serviços contábeis por um jazigo no cemitério.
Quando a permuta ocorrer com uma só transação, tudo fica mais fácil, mas quando uma parte ou ambas as partes fazem entregas parceladas de produtos/serviços com valores associados variados, um controle se faz necessário, e esse controle pode ocorrer dentro de um projeto/contrato ou diretamente no contas a receber/a pagar.
Seu ERP consegue controlar este tipo de operação? As permutas tratadas no ERP tem a sua devida tributação associada?

08) Recebimentos com Moedas Estrangeiras
Em vários negócios envolvendo transações internacionais ou de turismo internacional, o uso de moedas estrangeiras é muito comum, serviços online, centros de ensino com abrangência internacional, varejos que recebem estrangeiros nas suas operações, e vários outros, acabam também tendo que trabalhar com o recebimento de moedas estrangeiras.
Em vários casos, o valor atribuído ao pedido está na moeda nacional, gerando uma certa tributação, mas, efetivamente, o recebimento ocorre com moedas estrangeiras, e nem sempre essa paridade de moedas é feita de forma aceitável pelo fisco e nem trás uma visão gerencial equilibrada.
Como o Contas a Receber trata ou deveria tratar isso?

09) Recebimentos com Criptomoedas
O uso de criptomoedas pelas pessoas e pelas empresas já é uma realidade no mundo e vai amadurecer com o tempo.
Já estamos vendo os primeiros movimentos dos fornecedores de ERP em fazer com que isso ocorra de forma prática nas operações, mas ainda são muito poucos.
Não sei qual é o seu negócio, mas sugiro que você já prepare o seu Contas a Receber para as criptomoedas. Muito em breve você vai precisar trabalhar com elas.

10) Recebimentos com Moedas Locais
Em vários lugares no mundo, seja em países com economias fortes ou fragilizadas, as moedas locais estão sendo criadas e utilizadas.
Uma determinada região geográfica lança uma moeda própria, que somente vai ter o seu valor nas empresas locais, e começa a controlar o seu câmbio com a moeda nacional, além de incentivar as empresas locais a darem descontos e a ofertarem benefícios exclusivos para quem utiliza essa moeda.
Legalmente essas moedas não tem valor, mas, gerencialmente, elas são importantes para as empresas, principalmente as micro e pequenas empresas.
Como fazer o lançamento de obrigações a receber nesta condição?

11) Recebimentos com Ativos
Em muitos tipos de negócio, parte ou a totalidade de alguns recebimentos podem ocorrer por alguma entrega de ativo, desde um título podre da dívida pública, veículos e até imóveis.
Tem negócios que já incluem a possibilidade de recebimento de ativos nos recebimentos previstos. Por exemplo: aceito veículos como parte do pagamento do seu imóvel; tem outros casos em que a entrega do ativo acontece no meio do processo de recebimento.
Esta é mais uma atividade que recomendo que os fornecedores de ERP automatize.

12) Recebimentos com Pontos de Benefícios
Smile, Multiplus, Amigo, Livelo, entre outras dezenas de opções, são exemplos de serviços de pontos de benefícios.
Receber por pontos de benefícios já é uma atividade amadurecida no mercado, que uma parte significativa do segmento de varejo já tem algumas soluções, e que algumas empresas de serviços já começaram a utilizar de forma ainda básica.
Está na hora de subir um pouco mais o nível.
Tem muitas oportunidades que as empresas em geral estão deixando de aproveitar devido a dificuldade de ter acesso a um ou outro fornecedor desse tipo de serviço.
Meta para os fornecedores de ERP: Integrar o Contas a Receber do seu ERP com todos os fornecedores de serviços de pontos de benefício.

13) Inadimplências
Este é o grande mal das empresas que ainda não conseguiram fazer com que seu cliente pague antes de receber os produtos/serviços.
Até mesmo operações com cartão de crédito podem ser canceladas pelo cliente, e cheques e boletos bancários são grandes tormentos para todos.
Isso tudo faz parte do dia a dia das empresas. Todo mundo sabe dos riscos que vive. O problema está na administração das inadimplências.
Deixar a obrigação a receber eternamente aberta não é a solução.
Ter condições de direcionar este tipo de obrigação para ser trabalhada nas atividades de cobrança e depois conseguir fazer análises dos resultados em todos os pontos é o melhor caminho.

14) Contas a Receber a Prova de Falhas
Você recebe uma mensagem que tem um recebimento em aberto, acaba não conseguindo resolver na hora, e depois o ERP não te envia outra mensagem, sendo que você se acostumou a trabalhar somente com as mensagens do dia a dia e nem consulta mais a situação das obrigações a receber… isso acontece? Acontece!!!
Você direcionou os recebimentos para uma conta bancária errada, pois a mesma está bloqueada por questões legais… isso também acontece.
Tudo isso eu entendo que possa acontecer, o que eu não entendo são os fornecedores de ERP dizerem durante a venda ou durante a implantação do ERP que o sistema não pode fazer nada contra falhas desse tipo e que cabe às pessoas terem cuidado.
No meu ponto de vista, a maioria dos fornecedores de ERP estão acomodados e não agem preventivamente sobre as atividades que tem riscos de falha humana.
Há muito tempo atrás, quando o Japão ainda estava sofrendo com as consequências da Segunda Guerra Mundial, surgiu na sua área industrial o termo Poka-yoke, que forçava os engenheiros e técnicos a pensarem constantemente em meios de evitar falhas.
Temos que aplicar os princípios de Poka-yoke nos ERP, e o Contas a Receber é um bom lugar para começar.

15) Contas a Receber a Prova de Má-Fé
Partindo para um assunto que deixa todo mundo chateado, ainda encontramos casos no mercado onde pessoas com má-fé fazem várias manobras para roubar as empresas pelo Contas a Receber.
Alguns mexem na programação do sistema e tira uns poucos centavos em cada transação, desviando para uma conta bancária particular; outros mexem diretamente na obrigação a receber desviando a conta de recebimento; alguns falsificam boletos bancários parecendo que seja da empresa, mas o depósito cai em outra conta; tem pessoas que fraudam contas à receber para antecipar boletos falsos em bancos, entre outras várias possibilidades.
Para roubar as pessoas são bem criativas e ousadas.
Agora, se você olhar bem este assunto, podemos ver que com processos adequados no Contas a Receber, processos de administração do ERP e processos e parâmetros adequados estruturados no próprio ERP, essas situações poderiam ser eliminadas ou bem reduzidas.
Precisa parar e pensar em todas as possibilidades antes dos problemas acontecerem.

O grande objetivo deste artigo é mostrar, através de questionamentos e de posicionamentos, quais riscos e oportunidades de melhorias encontramos no Contas a Receber dos ERP atuais.

O mais importante aqui é você encontrar no artigo quais pontos são relevantes para a sua realidade e colocar energia para evoluir.

Boas ideias sem ação não tem qualquer valor.

Mãos e mentes à obra!!!


Mauro Oliveira

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