Falando Sobre... Gestão de Compras e os ERP

Não importa o tamanho, a localização e o segmento de negócio de uma empresa, ela sempre vai precisar executar e gerenciar as suas compras de produtos e/ou de serviços. E isso vai ocorrer com os mais variados graus de complexidade, riscos e velocidades de trabalho.

Muitos gestores de empresas ficam à frente do processo de Compras ou monitoram de perto a execução do mesmo. Muitos conseguem ter bons resultados pontuais e às vezes até de forma regular, mas quase sempre na dependência de alocar alto volume de tempo e de energia, sem contar que as avaliações da performance do processo são com base em parâmetros que nem sempre são adequados e tem vários pontos de riscos envolvidos que até mesmo os melhores ERP podem ter alguma dificuldade para implementar processos capazes de mitigá-los.

Comprar certo, de forma inteligente e de forma prática faz a diferença em muitos negócios… muitos mesmo. Os ERP são de fundamental importância para que isso ocorra, mas precisam ter a capacidade de atender às melhores práticas do mercado, e os gestores precisam saber como fazer um processo de Compras que seja adequado para as suas necessidades, sendo que, o processo considerado como ideal pode ser bem diferente do que ele imagina. Vamos falar sobre isso!!!

Ok, Vamos às Compras!!!

Tudo começa com uma necessidade ou desejo por um determinado produto e/ou serviço que foi levantado por um profissional ou pelos algoritmos que o ERP (ou qualquer outro sistema especialista que tenha essa função) usou durante as suas atividades. Neste momento, análises de disponibilidade são feitas e um processo de Compras (abrindo ou alterando uma Ordem de Compras - OC) pode ser iniciado.

A Compra iniciada pode ser de itens patrimoniais, insumos, consumíveis, projetos, serviços, sistemas, itens importados, etc., e isso pode ocorrer de forma pontual ou contratual, através de fornecedores certificados ou não, por licitação, por leilão reverso, etc. Cada situação pode haver uma composição de atividades e regras associadas.

A Compra aprovada tem os seus custos alocados no financeiro e na gestão orçamentária e segue um follow up constante para garantir a assertividade da entrega ou para tomar decisões caso as situações mudem.

Os itens/serviços são entregues (ou não), e fatores de verificação e ações de pagamentos são realizadas. No término a OC é finalizada.

Olhando o texto descrito acima, parece que os processos de Compras podem ser entendidos e analisados com um certo grau de simplicidade, mas essa visão está muito longe da realidade.

Fica muito difícil num artigo conseguir descrever todos os detalhes dos processos de Compras, mas vou retratar os principais pontos envolvidos nele.

01) A Demanda:

Em situações normais, pessoas e sistemas utilizam critérios para validar necessidades. Em linhas gerais, essas necessidades são colocadas em Requisições de Materiais (RM), alguns chamam de Solicitação de Materiais (SM)... para mim deveria se chamar de Requisição de Itens, visto que pode ser solicitado qualquer coisa, mas vamos em frente… e através de competências e análises, essa RM pode ou não ser aprovada e, caso tenha esses itens dentro da empresa, eles podem ou não serem alocados a ela.

A RM aprovada e com itens pendentes de alocação, são disponibilizadas para o processo de Compras. Com base em regras de negócio, todas as RM pendentes de toda a empresa são compiladas (de forma automática ou manual) e são geradas as Ordens de Compras (OC) e/ou os itens são alocados em Ordens de Compras previamente abertas.

Sempre direcionando para o Comprador adequado.

02) Tipos de Processos de Compras:

As empresas, de uma maneira em geral, convivem simultaneamente com vários tipos de processos de Compras, sendo que vou retratar abaixo alguns deles:

a) Compra Pontual (Spot): é uma compra cujo aquele perfil ocorre somente uma vez. normalmente tem como objetivo atender a itens patrimoniais, mas também serve para comprar materiais e serviços para protótipos e testes, itens de conhecimento, situações relacionadas à projetos ou eventualidades.

b) Compra de Insumos: as compras podem ser feitas através de contratos com entregas regulares e com parâmetros específicos, ou pode ser comprado caso a caso utilizando Mapas de Cotação.

c) Compra de Itens Complexos (Contratos/Projetos): normalmente são compras que precisam ter uma excelente análise e, em muitos casos, sendo realizadas de forma colegiada, com a inclusão das áreas afetadas por ela e/ou de áreas apoiadoras ao processo de seleção… a compra de um projeto de ERP é um caso desse.

d) Compra Tipo Importação: é um processo de compras que passa por todo um trâmite específico, inclusive podendo ter a ajuda de prestadores de serviços externo para realizá-lo.

e) Leilão Reverso: “Quem vende por menos”. Um determinado item ou pacote de itens a ser comprado é colocado num site ou aplicativo de Leilão Reverso, e, com base numa série de regras, os participantes dão os seus “lances” cobrando cada vez menos para fornecer o que foi solicitado.

f) Licitação Pública: é regida pela lei 8.666, tendo regras bem detalhadas, onde, em essência, segue os princípios similares do Leilão Reverso.

03) Alguém Tem Que Fazer, Controlar e Ajustar as Compras:

Em uma quantidade muito grande de empresas não existe uma pessoa executando o papel dedicado de Comprador profissional, nelas os seus principais gestores/assistentes fazem este trabalho. Nas demais empresas existe um ou mais Compradores profissionais atuando, mas mesmo assim existem situações onde gestores/assistentes também realizam compras.

Indiferente das especializações das pessoas que estiverem realizando esta tarefa, tem que haver regras de quem está autorizado a comprar um determinado item, sendo que esse direcionamento deve ser automático.

04) O Que Foi Comprado Chegou ou Não Chegou? Tem Muita Coisa no Meio do Caminho

Quando você especifica, por exemplo, uma compra de 100.000 potes plásticos para ser usado por uma fábrica que envasa produtos com eles, você está especificando e/ou controlando uma série de pontos, tais como: as tolerâncias metrológicas, as características estéticas, as características funcionais, as características de higiene, a variante logística, os níveis toleráveis de defeitos, as datas de entrega, as faixas de horário de entrega, eventuais limitações do meio de entrega, responsabilidades pelo frete, se tem ou não alguma ação de logística reversa (como retorno de palete alugado, ou retorno de material refugado), se vai aceitar variações de quantidades recebidas e em qual percentual, características dos documentos de controle e dos documentos fiscais envolvidos, se os impostos estão corretos, etc.

Cada situação dessa cuja a entrega não esteja de acordo com a OC, pode gerar transtornos operacionais, não atendimento aos pedidos, multas pagas aos clientes, multas cobradas aos fornecedores, processos de separação de materiais, processos de destruição, processos de devolução, entre outras ações indesejadas.

Quando falamos de serviços, as variantes podem ser ainda mais complicadas de serem mensuradas e tratadas.

Realmente tem muita coisa no meio entre chegar ou não um item comprado, e tudo que precisa ser feito.

05) A Captação e o Relacionamento Com os Fornecedores São Importantes

Numa atividade lateral ao processo principal de Compras, vemos o importante papel de buscar, em tempo hábil, um conjunto de fornecedores realmente viáveis para atender as demandas da empresa, bem como estabelecer um relacionamento ganha-ganha com eles.

Em alguns casos estas tarefas são desafiadoras, seja pelas características de mercado, condições das compras efetuadas ou dos riscos envolvidos.

Numa determinada empresa multinacional que atuei, foi decidido pelo presidente da unidade do Brasil, que eles iriam fazer um trabalho muito forte de relacionamento com os seus fornecedores pequenos, enviando, sem custo, um serviço de consultoria de gestão empresarial e determinou que nenhum desses fornecedores poderiam vender mais de 30% da receita total para a empresa, evitando com isso que os mesmos quebrem numa eventual flutuação de compras pela empresa.

isso forçou a ampliação do quadro de fornecedores e gerou estímulos para que os fornecedores se desenvolvessem, gerando ganhos para todos.

E Como os ERP Se Comportam Nisso Tudo?

No texto acima nós falamos em linhas gerais sobre pontos relevantes no processo de Compras, agora vamos detalhar alguns pontos que são críticos e comentar sobre o papel que os ERP fazem (ou deveriam fazer) para que tudo funcione melhor, bem como vamos comentar também sobre as deficiências que os gestores têm para administrar esse processo.

01) A Transformação das RM em OC

A grande maioria dos ERP de mercado tem alguns recursos para tramitar as RM e alguns bons recursos para tramitar as OC, mas a grande maioria dos ERP deixam a desejar na atividade de alocação e transformação das RM em OC. No máximo abrem uma tela falando das possibilidades e deixa que todo trabalho de análise seja feito pelo Comprador, bem como as composições das OC.

Isso poderia ser um pouco mais automatizado e com mais inteligência embarcada! Os parâmetros para isso estão (ou deveriam estar) dentro do ERP e as montagens deveriam ser feitas previamente cabendo ao Comprador somente validá-las.

02) Controle do Lead Time do Processo de Compra… Não Somente da Entrega do Fornecedor

A maioria esmagadora dos ERP tem meios para controlar o lead time de entrega dos fornecedores, mas muito poucos ERP definem e controlam o lead time para realizar o processo de Compras. É um engano imaginar que esse tempo é insignificante. Em muitos casos chega a ser maior que o lead time do fornecedor.

Como fica o planejamento das operações sem isso? Como avaliar a performance das suas Compras sem isso?

E quando encontramos uma empresa com o ERP tendo este recurso, é comum ver os seus gestores não o usarem ou usarem de forma padrão sem efetuar o devido controle e ajuste.

03) Enviar E-mails É Fácil, Mas Trabalhar o Seu Retorno, Nem Tanto

O processo de Compras é um processo que tem na sua essência a necessidade de tramitar com e-mails com os fornecedores. Alguns dos e-mails enviados são automáticos e outros são manuais, alguns desses e-mails tem controle de ação de recebimento, alguns solicitam que o fornecedor interaja com um sistema na web e, em alguns casos, o fornecedor retorna informações por e-mails.

Certamente o ideal é que todo o relacionamento com os fornecedores ocorra em portais na web… portais bem feitos, com todas as possibilidades de comunicação que o processo pode ter, mas infelizmente isso ainda é muito raro.

Existem ERP de mercado que não tem qualquer portal de fornecedor associado, existem fornecedores que têm portais, mas grande parte deles tem carências significativas de recursos e ainda existem alguns portais oferecidos como serviços para facilitar o processo, que apesar de serem bons no que fazem, o cliente do ERP precisa realizar (que na maioria das vezes não fazem) integrações para operacionalizá-lo.

Ou seja, uma quantidade absurda de empresas são totalmente dependentes dos e-mails para se relacionarem com os seus fornecedores, e o retorno dos e-mails não costuma ser interiorizado nos ERP.

04) A Paridade dos Cadastros Internos de Itens Com as Tabelas de Preço dos Fornecedores

Muitos fornecedores de ERP aprenderam a lição e começaram a disponibilizar recursos para que os Compradores possam, de uma forma relativamente prática, incorporar e atualizar as tabelas de preços dos fornecedores, associando os mesmos aos cadastros de itens da empresa. Entretanto, o que vemos na maioria dos sistemas do mercado, são soluções muito rudimentares, com grande necessidade de ações manuais e com muitas possibilidades de acontecerem erros. Sem contar que esses tipos de soluções não costumam ter a capacidade de lidar com situações complexas de relacionamento.

Esse é um ponto crítico que se fosse colocado elementos facilitadores de análise já ajudaria bastante,

No meu ponto de vista, o que precisa aqui é fazer com que os fornecedores de ERP percebam a complexidade envolvida nesta atividade, e como isso impacta de forma absurda muitos segmentos de negócio. Percebendo isso eles vão poder dimensionar o esforço que precisam fazer para construir um bom recurso para suportar esta atividade.

Estamos aqui falando de um desafio significativo!!!

05) Os Problemas de Ajuste de Demandas, Impacto das Origens dos Fornecedores e de Tudo Associado aos Mapas de Cotação das OC

Praticamente todos os ERP de mercado tem o recurso de Mapa de Cotação, onde, numa determinada compra, as informações de cada fornecedor aparecem. Em alguns sistemas, o mesmo sugere um vencedor e o Comprador faz a sua análise e segue um procedimento de aprovação.

O problema está na disponibilidade de informações para realizar as análises.

É comum encontrarmos Mapas de Cotação separando por fornecedor os preços de cada item da OC, o preço total da OC, os lotes múltiplos (variante logística) do itens e o valor mínimo de compra, e todas as demais informações serem colocadas como texto adicional… mas não deveria ser assim.

As Compras estão ficando complexas e precisam ter informações que eram tratadas como adicionais, dentro do seu contexto, tais como: tamanho de lote por lead time (se eu compro 1.000 unidades o fornecedor me entrega em 5 dias, mas se eu comprar 1.500 unidades ele pode precisar fazer duas entregas, cada uma levando 5 dias.); se abre ou não a embalagem; variações das características das entregas (e dos seus custos) por valores, volumes e/ou pesos, possibilidade de trabalhar CIF (o fornecedor entrega) e/ou FOB (o cliente busca) e todos os custos associados; custos adicionais opcionais ou não (como embalagem terciária e quaternária, se quer a carga paletizada, etc.); descontos em cascata; descontos por condições de compras, os potenciais créditos fiscais da compra que cada fornecedor pode ter, etc.

06) Os Fluxos Envolvidos nos Processos de Compras Precisam Ser Ágeis

Você pode falar que o seu ERP tem flexibilidade na camada de negócios e você pode montar o que quiser; você pode falar que tem processos bem ajustados por tipo de compra; mas mesmo assim, pelo que eu vejo como realmente interessante, é ter meios fáceis e práticos de ajustar os processos de cada OC, fazendo com que todo o trâmite ocorra dentro do ERP.

Simples e prático são os pontos em questão aqui.

07) Controle Orçamentário das Compras

Para mim é um verdadeiro mistério ver ERP de mercado tendo recursos de Gestão Orçamentária e os bloqueios somente ocorrerem na hora de executar o Contas a Pagar… Tem que fazer isso na hora que vai comprar alguma coisa!!! E não se fala mais nisso.

08) O Recurso de Multi-moeda Pode Ser Usado Para Avaliar a Performance do Comprador

As Compras da empresa estão sendo negociadas de forma positiva? Como você sabe disso? Quais as suas metas de performance de Compras?

Tem vários fatores, mas certamente um deles é conseguir comprar abaixo da inflação do mercado, e, caso você compre itens que sejam vinculados a um item de base, como papel, plástico, petróleo, etc., você pode criar uma moeda específica desse item de base, controlando as variações que ocorram somente com ele e verificar os resultados levando em conta esta variação.

Trabalhei num projeto de reformulação da área de Compras, que utilizei este recurso, e foi muito bom.

Você cria com isso meios para que todos possam saber o real resultado das suas Compras.

O processo de Compras é muito vasto e com muitas possibilidades. O que coloquei neste artigo foram somente alguns pontos que considero mais relevantes.

Tem muitos gestores de empresas se empenhando bastante em conseguir bons resultados nas suas Compras e tem fornecedores de ERP que também querem fornecer sistemas que são mais úteis. Só falta conseguirmos alavancar mais esses esforços para que o mercado tenha uma base maturada de boas práticas em Compras.

Muito sucesso. Compre bem.

Mãos e mentes à obra!!!

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Mauro Oliveira

mauro.oliveira@espacoerp.com.br

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