Falando Sobre... Gestão de Estoques e os ERP
Observando a evolução dos meus filhos, ficou claro para mim que todos
nós, desde bem pequenos, já temos uma boa noção do que é Estoque e o seu
gerenciamento. Quando crianças víamos a quantidade de brinquedos, lápis de cor
e doces que estavam a nossa volta e já pensávamos como iríamos consumir isso, e
alguns, com mais ênfase do que outros, já faziam um gerenciamento rígido desses
nossos “bens” valiosos.
Quando crescemos as coisas só ficam um pouco mais volumosas, complicadas
e com mais riscos envolvidos, mas a essência é a mesma: recursos disponíveis ou
necessários para uso que precisam ser gerenciados.
No mundo corporativo, onde inúmeras variáveis dinâmicas afetam as
operações das empresas o tempo todo, várias técnicas foram desenvolvidas para
gerenciar os Estoques de todos os tipos e tamanhos de negócio, e, nos dias de
hoje, é virtualmente inviável pensar em realizar tal gestão sem o uso de um
ERP.
O problema é que muitos fornecedores de ERP não conseguem colocar as
melhores práticas de Gestão de Estoques nos seus sistemas e muitos gestores de
empresas não conseguem administrar plenamente os seus Estoques mesmo quando têm
uma boa ferramenta para isso. Alguns pequenos detalhes podem fazer a total
diferença por aqui!!!
O QUE É GESTÃO DE ESTOQUES
Em essência, Gestão de Estoques é a parte da administração do negócio
que define e implementa políticas para os seus itens, recursos e produtos de
tal forma que garanta as operações da empresa, direcionadas para os seus
objetivos e mantendo os seus riscos sob controle.
Quando trabalhamos com Gestão de Estoques, lidamos o tempo todo com os
seguintes questionamentos:
=> O que temos? O que teremos?
=> O que precisamos ter agora e no futuro?
=> Quando precisamos ter?
=> Aonde tem que estar o que temos e o que precisamos ter?
=> Como vou obter o que preciso?
=> Como vou garantir ter o que preciso, no momento certo e no local
certo?
=> Quais riscos vou assumir em não ter o que preciso?
=> Quanto estou disposto a investir para minimizar os riscos?
Cada tipo de negócio tem o seu perfil de trabalho, mas, em linhas
gerais, lidamos com graus de incerteza entre a oferta e a demanda de produtos e
serviços, bem como níveis diferentes de exigências embarcadas nas operações.
ALGUMAS TÉCNICAS DE GESTÃO DE ESTOQUES
Existem inúmeras técnicas de Gestão de Estoques disponíveis no mercado,
associadas a inúmeras operações industriais, de varejos e de serviços. O que
vamos trabalhar neste artigo são algumas técnicas/ferramentas que considero
como as mais usuais.
01) Inventário
Por mais básico que possa parecer, saber o que tem no Estoque é um
grande problema para muitas empresas.
Operações altamente dinâmicas, com grandes fluxos de entradas e saídas
de materiais, com consumos variados ou incertos e com várias fontes de perdas e
flutuações de características, criam grandes dificuldades para garantir a
assertividade nesta gestão.
O indicador que monitora a qualidade do inventário do Estoque é a
Acuracidade.
02) Classificação ABC
A Estatística já nos ensinou que no mundo real, muitas atividades
dispersam características (como custos, energia e volumes) de formas bem
peculiares, onde, em muitos casos, um pequeno grupo de itens (chamamos de A)
alocam grandes volumes dessas características, um grupo mediano de itens
(chamamos de B) alocam um volume baixo de características, mas ainda
significativos e um grande grupo de itens (chamamos de C) alocam um volume
muito baixo de características.
Uma distribuição de referência é termos os itens A com 80% das
características, os itens B com 15% e os itens C com 5%. Mas isso é apenas uma
referência.
As principais características a serem trabalhadas na Gestão de Estoques
das empresas são custos, preços de venda, volumes brutos e pesos brutos.
03) Criticidade 123
A Classificação ABC (descrita acima) tem grande importância na Gestão de
Estoques, mas quando combinamos a ferramenta de Criticidade 123 a gestão fica
muito mais eficaz.
Classificamos a Criticidade de um item como 1, quando a falta do mesmo
trás grandes perdas e/ou transtornos para a empresa; Criticidade 2 para itens
com médias perdas/transtornos e Criticidade 3 para itens com baixas
perdas/transtornos.
Impactos nas operações e a dificuldade/tempo de obtenção do item pesam
bastante. Por exemplo: papel higiênico num hotel três estrelas no centro do Rio
de Janeiro pode ser considerado de Criticidade 2 ou até 3, o mesmo item num
hotel cinco estrelas no meio do deserto tem Criticidade 1.
04) Gestão de Estoque Por Tempo
Específico
Quem faz compras de mercado em casa sabe como é isso. Num determinado
dia da semana (sábado, por exemplo) você levanta o que tem em casa (inventário)
e compra o que precisa para a semana seguinte. Algumas famílias as vezes tem
dias específicos para comprar frutos do mar ou verduras/legumes. Assim otimiza
o seu processo de compra, e tentam garantir que os volumes comprados pré-estabelecidos para aquela
semana vão cobrir os seus consumos previstos.
As empresas fazem isso pelos mesmos motivos. Restaurantes que compram
perecíveis semanalmente (ou até mesmo a cada dois ou três dias), Escritórios
que compram materiais de papelaria uma vez por mês, e tem Fábricas que compram
materiais de limpeza uma vez ao ano.
05) Gestão de Estoque Por Reposição de
Volume (“Dente de Serra”)
Esta técnica é um pouco mais apurada e também muito utilizada.
Baseia-se na composição de ações, onde você define uma demanda
projetada, trabalha com volumes de compras e lead times de entregas, variações
de consumo e gestão dos riscos.
Você começa com um Estoque Inicial, os Consumos vão ocorrendo, e, num
determinado momento, o Estoque chega num Ponto de Ressuprimento (devidamente
calculado), onde uma Ordem de Compras foi efetuada, com isso você coexiste seu
Estoque (real) com um Estoque Potencial. O objetivo é que a chegada do item
comprado aconteça antes de haver uma Ruptura (tem demanda, mas não tem
Estoque). Associado ao processo existe o Estoque de Segurança, que tem como
finalidade minimizar o risco da Ruptura, e o Estoque Mínimo, que é o Estoque
definido como estratégico para uma determinada operação.
06) Gestão de Estoques e os MRPII
Manufacturing Resource Planning (MRPII) é uma técnica cujo um dos
objetivos é reduzir o Estoque em Processo (Work in Process). Veja o artigo Falando
Sobre… MRPII e os ERP.
Com isso, as demandas projetadas e a políticas de ABC e de Criticidade
123, combinadas com todas as informações gerenciais, vão nortear a construção
dos Estoques neste ambiente.
07) Gestão de Estoques no Ambiente
Just-In-Time
Há décadas vemos várias empresas tentando construir uma cadeia utópica
de suprimentos, onde todas as empresas envolvidas só captam materiais quando
uma venda ocorre.
Com certeza isso seria fantástico, mas o que vemos são cadeias de
suprimento onde um ponto principal atinge (ou chega perto de atingir) esse
ideal, enquanto as outras empresas da cadeia de suprimento mantém estoques para
suprir as variações dos processos.
Mesmo não conseguindo a total aderência ao modelo, a maioria das
empresas que implantaram a filosofia amadureceram a sua Gestão de Estoques,
focando na regularidade das entregas de materiais e na obtenção de informações
confiáveis.
08) Gestão de Estoques de Terceiros e
em Terceiros
Além das características fiscais e contábeis envolvidas, tem aspectos de
relacionamentos contratuais entre as partes e as necessidades das ações de
monitoramento e controle estarem operando de forma adequada para que tudo possa
funcionar sem grandes atritos.
A GESTÃO DOS ESTOQUES E OS ERP
Vemos problemas e dificuldades sobre o tema, com origens tanto nos
fornecedores quanto nos clientes dos ERP.
01) O Inventário Tem Que Ser Feito… e o
ERP Tem Que Saber Disso
Existem alguns fornecedores de ERP que trabalham com Estoques, mas não
tem qualquer recurso de Inventário; tem outros que tem Inventário, mas somente
o geral, com poucos recursos de trabalho, e alguns deles, mesmo com o
Inventário disponível, não conseguem calcular a Acuracidade do Estoque.
Por outro lado, vemos muitos clientes do ERP que precisam da função de
Inventário, tem o recurso disponível e não o utiliza ou o utiliza de forma
ineficaz; sem contar que, a princípio, todos os ERP de mercado tem condições de
integrar com leitores de Códigos de Barras/QR Codes (que facilita em muito a
execução dos Inventários) e os clientes do ERP simplesmente ignora.
Tem muitas empresas agindo errado nos seus Inventários, mas as soluções
são muito simples e baratas.
02) Flexibilidade na Classificação ABC
Já encontrei fornecedor de ERP no mercado que afirmava que tinha
Classificação ABC, mas quando fui ver, era só um campo que dizia se um
determinado item era A, B ou C, mais nada!!!
É uma vergonha que vejo no mercado. A Classificação ABC tem que ser
definida por cálculo (o lançamento inicial pode ser até manual), cujos
parâmetros de percentuais e de características a serem classificadas precisam
ser flexíveis e com impactos reais na Gestão de Estoque.
No “outro lado da moeda”, também é vergonhoso ver os clientes dos ERP,
as vezes com profissionais, a princípio, qualificados, trabalhando de forma
completamente errada com esta ferramenta.
03) Criticidade 123, Onde Você Está?
É impressionante a quantidade de fornecedores de ERP que nem cogitam o
uso da Criticidade 123 nos seus sistemas. Alguns fornecedores que tem camadas
abertas de desenvolvimento ou flexibilidade na camada de negócio afirmam que os
seus clientes podem montar qualquer coisa, inclusive este recurso… qualquer um
com um BPMS (Business Process Management Systems) pode fazer isso e
quase qualquer coisa, mas os clientes querem isso pronto no sistema, com as
técnicas apropriadas, e não tendo que investir tempo e/ou dinheiro no
desenvolvimento.
Esta na hora dos fornecedores de ERP pensarem neste recurso.
04) Gestão de Estoque Por Tempo
Específico, Onde Você Está?
De uma forma menos extensa que a Criticidade 123, a Gestão de Estoque
Por Tempo Específico está presente em muitos poucos ERP de mercado.
Algumas empresas burlam esta dificuldade trabalhando com Requisições de
Materiais colocadas em tempos específicos e configuradas para calcular
automaticamente as diferenças e ajustando por lote de compra (quando este
parâmetro está disponível).
Fornecedores de ERP: coloque isso em operação agora!!! Isso é fácil de
ser feito e muitas empresas gostariam de ter essa possibilidade de gerenciar os
seus Estoques.
05) Fluxos na Gestão de Estoques de/em
Terceiros
Cada operação de estoques consignados ou alocados para beneficiamento
externo precisa de um fluxo para tratar as obrigações fiscais, eventuais
características legais, necessidades operacionais e/ou definições contratuais.
Apesar de muitos ERP de mercado terem alguns bons recursos neste
sentido, poucos ERP tem meios de modelar facilmente fluxos para gerenciar esse
tipo de estoque e muito menos meios para colocar esse gerenciamento por
contrato/projeto.
Esses tipos de atividades tendem a crescer e os sistemas precisam se
preparar.
06) Estoque Mínimo e Estoque de
Segurança São Coisas Diferentes
Sistemas somente com Estoque Mínimo ou somente com Estoque de Segurança…
e as vezes sem nenhum dos dois… são muito comuns, e, além de restringir a
Gestão de Estoques das empresas, induz os clientes do ERP ao erro, imaginando
que é a mesma coisa.
Estoque Mínimo é decisão estratégica e Estoque de Segurança é um recurso
para diminuir os riscos. Ambos os casos são (ou deveriam ser) baseados em
cálculos, que deveriam ter flexibilidades na sua parametrização. Mas isso
raramente ocorre.
07) Navegar É Preciso e os Lead
Times Também Deveriam Ser Precisos
Em ambos os casos, estamos falando de precisão. Receber materiais antes
ou depois do que esperava pode gerar transtornos nas empresas, agora se isso
acontecer com muitas das entregas previstas o problema passa a ser grande.
Muitos clientes dos ERP não definem Lead Time padrões de
fornecedores coerentes e nem estão preparados para gerenciar as variações de
entrega que cada Compra eventualmente tem.
Por outro lado, muitos ERP não tem o Lead Time do processo de
compra dentro da empresa. Em alguns casos esse tempo é muito expressivo.
08) Precisamos Trabalhar Melhor o
Gerenciamento de Estoques em Grupos
Os ERP, de uma maneira em geral, tem alguns recursos razoáveis para
gerenciar Estoques por agrupamentos (família de produtos, tipo de materiais,
etc.), mas precisamos de um pouco mais de flexibilidade nisso.
Mas o grande problema está na capacidade do cliente do ERP em gerenciar
grupos. Muitas boas oportunidades são perdidas sem motivo.
09) O Dente de Serra Precisa Ser
Amadurecido
Suas operações precisam trabalhar com o gerenciamento de estoques com
reposição por quantidade e você começa a trabalhar colocando dados iniciais e
operando da forma mais estratificada possível. Você fez tudo certo, mas os
resultados ainda não são adequados. O que aconteceu?
Esta técnica precisa de informações precisas e processos de
monitoramento e controle maduros… isso é normal. O que você pode (e deve)
fazer, é colocar energia para melhorar rapidamente tudo que está envolvido.
10) O Dente de Serra Precisa Ter Um
Apoio Melhor nos Cálculos
O Lead Time dos fornecedores é informado pelo cliente do ERP, mas
o sistema poderia calcular o Lead Time projetado com o uso de ferramentas
estatísticas mais apuradas (a média não vale aqui). O Ponto de Ressuprimento é
inicialmente informado e muitos ERP tem meios de cálculos para determiná-lo,
mas a grande maioria dos sistemas utilizam metodologias de cálculos de Gestão
de Estoques que já não retratam a realidade.
E o pior de tudo é que muitos clientes de ERP não utilizam os recursos
de cálculos que já estão disponíveis nos sistemas. Não sei se é por
desconhecimento ou por desacreditar na eficácia dos mesmos.
Tem um caminho muito grande a ser trilhado.
No nosso artigo nós somente “arranhamos” o tema Gestão de Estoques e os
ERP, mas este “arranhão” foi nos pontos mais comuns que vemos no mercado.
A dinâmica do mercado está enorme e isso certamente reflete nas
necessidades e desejos das empresas tratarem os seus estoques com fluidez e
alinhados aos seus processos de negócio.
Um volume absurdo de fornecedores de ERP, até os novos, utilizam
técnicas incompletas e antigas de Gestão de Estoques, e quando converso com
eles sobre isso eles me falam que os seus clientes querem o que eles estão
entregando e, mesmo o pouco que eles fornecem, não é devidamente utilizado.
Será que é isso mesmo?
Tem alguma coisa errada nisso tudo!
Mãos e mentes à obra!!!
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Mauro Oliveira
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