Falando Sobre... Pontos de Negociação na Compra do ERP
Nada melhor do que começar com alguns casos:
“Empresa multinacional na área de válvulas e
conexões comprou um ERP de um grande fornecedor do mercado utilizando técnicas
agressivas de negociação, efetuou todo o projeto de implantação com bastante
dificuldade e discussão, e depois de dois anos de implantado, estava com as
operações bem ajustadas mas com custos muito altos de suporte, customizações e
de novas implantações, sem nenhuma possibilidade de acordo… o fornecedor queria
recuperar todas perdas (ou que não foram ganhos) do passado.”
“O Gerente de TI de uma empresa de médio porte de
varejo estruturou um processo bem detalhado de seleção de ERP, mas o mesmo
estava cobrando em demasia as questões técnicas do sistema e dos serviços
técnicos e deixando em segundo plano pontos relevantes comerciais que poderiam
ter feito toda a diferença. Já na primeira rodada de seleção, duas boas
propostas prévias foram descartadas sem ter a necessidade disso.”
“Numa fábrica de pequeno porte do ramo
farmacêutico, o dono da empresa estava conduzindo o processo de seleção do ERP.
Ele simplesmente pegou 5 propostas com os fornecedores, onde a menor proposta
tinha um valor de 15% das demais. A única posição dele foi que se algum
fornecedor chegasse à aquele valor podia continuar no processo. Nenhum
fornecedor fez o que ele queria. Ele comprou o projeto com o fornecedor mais
barato, dois anos depois ele já havia gasto mais do que os outros fornecedores
tinham propostos (que era mais de seis vezes o valor que foi proposto) e
abortou a implantação e começou uma nova seleção.”
O espírito de negociar faz parte da cultura
empresarial, e, de acordo com o ambiente de trabalho e o seu segmento de
negócio, os negociadores são moldados com um determinado perfil. O grande
problema é que normalmente as competências em negociação e os conhecimentos
associados que esses gestores acabam tendo não são compatíveis com o desafio de
uma compra de algo tão complexo, técnico e específico como um ERP.
Muitos gestores estão acostumados a comprar
produtos e serviços nivelando a qualidade e os atributos do que está sendo ofertado pelos
fornecedores e barganhando (de forma agressiva) somente preço e forma de
pagamento… os ERP dificilmente podem ter as suas qualidades e atributos
nivelados, muitas delas são intangíveis e de difícil valoração. Até mesmo as
noções de custo são diferentes, ainda mais porque se trata de custo total de
propriedade (TCO) e não de orçamentos pontuais, como são apresentados.
O Que Está Contido Numa Proposta de Projeto de ERP?
Numa visão tangível, é comum encontrarmos nas
propostas de projetos de ERP os seguintes pontos: licença de uso do ERP,
licença de uso de sistemas especialistas, licenças de uso de aplicações
complementares, serviços de implantação, gerenciamento do projeto do ERP,
customizações, integrações, migrações de dados, serviços de suporte e serviços
de manutenção. Cada um deles com várias possibilidades.
Já numa visão intangível, não conseguimos
dimensionar bem os seguintes pontos: qualidade dos agrupamentos de informação,
facilidade na navegação do ERP, credibilidade do fornecedor, facilidade de
adequação dos processos, riscos comerciais e operativos, robustez da tecnologia
embarcada, independência operativa, grau de segurança das operações e dos
dados, qualidade no atendimento, flexibilidade comercial, capacidade projetada
para atender demandas futuras, capacidade de difusão de conhecimento do fornecedor,
maturidade para lidar com o seu segmento de negócio, etc.
E ainda existem alguns pontos que não estão nas
propostas dos fornecedores, mas que fazem parte do projeto e do orçamento
associado, que são: serviços de banco de dados (principalmente de DBA),
licenças e serviços de infraestrutura de TI, alocação da mão de obra da
empresa, contratação de mão de obra extra, serviços de consultoria e assessoria
de negócio, necessidades de treinamentos conceituais, custos das mudanças
(físicas e de pessoal), custos de contingenciamento, etc.
Todos esses pontos fazem parte de uma compra de
ERP, quer você queira avaliá-los ou não, e podem ser utilizados na negociação
da compra.
Vamos falar um pouco sobre problemas
Primeiro Problema: Entender o Que Está Sendo Comprado
Cada fornecedor tem uma formatação comercial do que
está sendo vendido, alguns trabalham somente com entregas completas do sistema
e outros também comercializam módulos, alguns têm serviços de infraestrutura de
TI embarcados no projeto e outros nem conseguem ofertar isso, e assim por
diante. Para tentar melhorar a vida do comprador do ERP, o vendedor fornece até
cinco propostas diferentes com todas as possibilidades de atendimento que ele
viu como interessante para a empresa cliente… se o processo tem 5 fornecedores
e todos fazem isso, imagine quantas combinações de itens são possíveis.
Segundo Problema: Nivelar Orçamentos
Além de ofertas variadas, a forma de orçar também
tem muitas opções: licença sem limite, licença como serviço, valores fechados
ou variados de implantação, customizações com valores estimados, inícios
variados de pagamento, parcelamento com ou sem juros, etc. Normalmente as
avaliações de orçamento devem ocorrer pelo menos com visões de dois anos (visão de despesa
direta) e de cinco anos (visão de depreciação de investimento)... eu ainda gosto de incluir uma visão de 10 anos. Com isso, um
orçamento que no primeiro momento parecia interessante pode ser inviável no
longo prazo.
Terceiro Problema: Saber o que É Importante Para a
Sua Empresa
O negociador do projeto de compra do ERP, mesmo que
assessorado com profissionais competentes, tem dificuldade em entender
realmente o que é importante para a sua empresa. Por exemplo, empresas que
tenham grande flutuações de pessoal precisam negociar propostas cujos custos
das licenças sejam irrelevantes ou que os beneficiem com descontos na baixa de
pessoal; outro exemplo, no caso de empresas com um trâmite interno pesado de
aprovação de serviços, é a possibilidade de negociar previamente um serviço de
manutenção/suporte que já tenha um pacote de horas de baixo custo de
customizações. Poderíamos fazer aqui uma lista enorme de opções de pontos
importantes a ser negociado.
Depois que você estiver devidamente preparado para
lidar com os problemas você pode moldar um processo de negociação no modelo
ganha-ganha e com uma visão de longo prazo… a compra se equivale a uma ação de
“casamento” com o seu fornecedor, e todo mundo que é ou já foi casado sabe o
que estou dizendo.
Pontos de Negociação
Tem pontos financeiros e operativos que você pode
trabalhar e outros que você deve evitar trabalhá-los, vamos falar sobre os
pontos principais:
01) Licenciamento: este é um ponto que o fornecedor
costuma ter muita margem na negociação, nele você pode atuar diretamente numa
ação forte de redução de valor e/ou ampliação das licenças. Para burlar esta
situação, os fornecedores estão oferecendo as suas licenças como serviço (SaaS
- Software as a Service) e com isso diminuindo as possibilidades de negociação
mais intensas.
Caso o fornecedor venda o licenciamento por módulo,
negocie abatimento ou custo zero de compras futuras de licenciamento de
módulos.
02) Quantidade e valor das horas de implantação: o
ideal é conseguir, por contrato, um valor fechado de implantação independente
do número de horas. Apesar dessa prática ter começado a ser adotado com mais frequência, ainda temos um quantidade expressiva de fornecedores que não fazem isso. E os fornecedores que adotam este modelo, costumam colocar
margens pesadas de segurança. Trabalhe na redução da flutuação do volume de
horas empregadas e fique atento aos volumes de horas empregados por grupos de
processos ou por módulos, é comum ter muita diferença nisso. Foque no bom
senso. Fique desconfiado se o valor da hora do analista de implantação for baixo
demais… que profissional será colocado nesta atividade?
03) Customizações: apesar da maturidade atual dos
ERP está relativamente boa, ainda existe um volume expressivo de situações onde
pode haver a necessidade de customizações do sistema. Caso você enxergue que as
customizações propostas vão agregar valor para o ERP, negocie custo zero para o
desenvolvimento ou um valor extremamente baixo… o fornecedor também pode se
beneficiar com isso. Caso tenha um volume expressivo de potenciais
customizações a serem feitas, negocie a compra de um pacote de horas com o
valor reduzido.
04) Acesso facilitado ao banco de dados: tem
fornecedores que querem ter os seus clientes completamente dependentes deles e
não abrem o banco de dados para que eles possam trabalhar com aplicações
externas ou até mesmo gerar relatórios e consultas, tem outros que deixam o
acesso ao banco, mas não facilitam em nada o seu uso, forçando a geração de
demandas de serviços deles quando você precisar. Use o seu poder de compra para
solicitar que o banco de dados esteja aberto, com visões (views)
construídas e documentação atualizada disponível.
05) Manutenção e suporte: este item o fornecedor
vai brigar em muito para não ter uma redução do valor, é nele que está o
principal sustento das softhouses, mas mesmo assim eventualmente você
poderá conseguir algum desconto. Os principais pontos de negociação neste
caso são: o momento que você vai começar a pagar, o tipo e a qualidade do
serviço de suporte e a redução de valor ou não pagamento de correção de valor
com a contratação prévia do serviço por um período extenso (de 2 a 5 anos, por
exemplo).
06) Implantadores alocados: você pode mapear com os
clientes atuais do seu potencial fornecedor e descobrir quais são os seus
melhores (e vai acabar descobrindo também quais são os piores) implantadores e
solicitar que eles o atendam, podendo colocar isso no contrato.
07) Treinamentos facilitados do sistema: muitos
fornecedores de ERP tem somente o recurso de treinamento dos seus sistemas nas
modalidades presencial ou à distância de forma síncrona… isso dificulta
bastante a perpetuação do ERP implantado. Negocie com o fornecedor o
desenvolvimento de vídeo aulas sem custo e,
preferencialmente, sem aumento da taxa de manutenção/suporte. Já vi casos que
os fornecedores acabaram desenvolvendo vídeo aulas para uma empresa específica,
unindo o sistema com os procedimentos internos da empresa sem nenhum custo
adicional.
08) Serviços de apoio em infraestrutura de TI: em
projetos onde, a princípio, toda a infraestrutura de TI está sob a sua
responsabilidade, você pode negociar com o fornecedor de ERP que ele fique com
a administração do banco de dados (DBA), gere e mantenha ambientes de teste
e/ou gere e mantenha o backup. Isso pode ocorrer sem custos adicionais ou com
pequenos custos, tudo depende do fornecedor e do seu pacote de negociação.
09) Migrações de dados: durante a negociação pode
colocar no pacote uma migração de dados do(s) sistema(s) anterior(es) sem custo
durante a implantação. Esse é um ponto que costuma ser bem absorvido no
processo.
10) Integrações com sistemas especialistas e
softwares de produtividade do mercado: ao desenvolver integrações com os
principais sistemas especialistas (como de folha de pagamento, e-commerce, etc.) e/ou
com os principais softwares de produtividade (como de planilha eletrônica, CAD, BPMS, etc.) tanto você, quanto o seu fornecedor de ERP, tem vantagens. Pode ser
solicitado que essas integrações sejam feitas sem custo ou com um valor muito
baixo.
Poderia continuar descrevendo inúmeros pontos a
serem colocados, mas prefiro finalizar este artigo com algumas dicas, que são:
=> Pense em negociação ganha-ganha: no longo prazo
isso vai fazer uma grande diferença e você pode ser muito criativo nisso.
Muitas empresas trocam o seu ERP devido a desgaste no relacionamento com o seu
fornecedor… evite isso já na compra do ERP!!!
=> Invista tempo para pensar em tudo que você pode se beneficiar com o ERP: esse pequeno exercício antes de começar as negociações vai te ajudar bastante.
=> Tente descobrir todos os pontos que cada
potencial fornecedor possa se beneficiar e use isso no processo: muitos desses
pontos podem não lhe custar nada e serem ótimas moedas de troca.
=> Negocie em pacotes de ações: combinando
solicitações com concessões, você poderá conseguir resultados muito positivos.
=> Defina claramente como será o processo de Seleção do ERP: todos os pontos abordados na Seleção do ERP contam na hora da negociação, informações como novos módulos que vão ser disponibilizados em breve, a reputação do fornecedor, qual a importância da sua empresa para a carteira do seu fornecedor, etc… tudo poderá ser usado, e durante o processo de Seleção do ERP, você poderá captar essas informações com mais assertividade.
Além de muito bom senso e boa percepção, a
negociação exige técnicas e conhecimentos específicos. Dedique tempo e energia
nisso antes de comprar.
Veja também o post Vou Comprar
um ERP… e Agora?
Mãos e mentes à obra!!!
Mauro Oliveira
mauro.oliveira@espacoerp.com.br
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