Falando Sobre... Ecossistemas de ERP
Vamos começar este artigo analisando o seguinte caso:
O Gestor do Projeto de Seleção de ERP, de uma empresa de médio porte da
área de máquinas e equipamentos, alinhou as propostas financeiras apresentadas
pelos fornecedores de ERP e chegou à seguinte conclusão:
Investimento Total do Fornecedor A: R$500.000,00
Investimento Total do Fornecedor B: R$750.000,00
Investimento Total do Fornecedor C: R$900.000,00
Nesta formatação, ele levou em conta os valores da licença de uso dos
sistemas, os valores do serviço de implantação e 2 anos de taxas de manutenção
e suporte. Com isso, o Fornecedor A foi escolhido.
No final da implantação, que fora conduzida por outro gerente, foi
verificado que o investimento total do projeto chegou a R$1,5 milhão.
O Gerente da Implantação do ERP foi questionado pela Diretoria em relação
à diferença do investimento realizado com o previsto e ele fez a seguinte
explicação:
=> Devido às características tecnológicas do ERP selecionado tivemos
que adotar um Banco de Dados que não tínhamos conhecimento sobre ele e gastamos
com treinamentos e serviços extras de suporte.
=> O ERP escolhido exigia muito da nossa rede e tivemos que trocá-la.
=> Apesar dos nossos servidores serem bons, o ERP selecionado
precisava de equipamentos ainda melhores, e com a atualização que o sistema
teve, tivemos que melhorá-los ainda mais.
=> Devido às nossas características de operação e o serviço oferecido
pelo Fornecedor de ERP, tivemos que trocar o serviço de suporte de segundo
nível para primeiro nível. Mesmo aumentando o custo ficou mais barato e mais funcional
do que se colocássemos uma estrutura interna para isso.
=> Durante a implantação do módulo de MRPII (Gestão da Produção) e de
Custos percebemos que precisávamos de mais conhecimento e de experiência (que o
Fornecedor do ERP não tinha) e tivemos que contratar consultorias e
treinamentos para isso, sem contar que o Fornecedor do ERP teve que cobrar a
mais para cobrir a improdutividade da implantação.
=> Devido a características do ERP tivemos que atualizar o sistema
operacional de todas as estações de trabalho e fazer up grade em 25%
delas.
Mas, se fosse escolhido o Fornecedor C, muito provavelmente nada disso
teria sido necessário e poderíamos ter economizado R$600.000,00.
O caso acima infelizmente é mais comum do que gostaríamos, e analisando
de forma retrospectiva, e somente no aspecto financeiro, fica fácil dizer que o
Gerente do Projeto de Seleção de ERP deveria ter sido mais cauteloso no seu
processo e ter incluído os pontos adjacentes ou correlatos ao ERP… o que
chamamos aqui de Ecossistema do ERP… nas suas avaliações financeiras e nos
relatórios. Olhando em retrospectiva fica realmente fácil ver isso, mas poucos
conseguem entender a dificuldade que esse profissional passa tendo que lidar
com informações incompletas, vagas e/ou mal intencionadas que alguns vendedores
de ERP as vezes fornecem, poucos recursos de tempo e de dinheiro para validar
as questões técnicas e/ou de processos do ERP ou ainda o baixo nível de
informação e de colaboração que esse gestor tem dentro da sua própria empresa.
Selecionar, implantar e gerenciar a pós-implantação de ERP exige
conhecimentos e habilidades muito específicas, que normalmente precisam unir
Gestão de Negócios com Gestão de Tecnologia da Informação, e um dos pontos
dentro dessa composição está o entendimento e a aplicação de tudo relacionado
aos Ecossistemas dos ERP.
O Que É Um Ecossistema de ERP?
Se falarmos da origem da palavra, Ecossistema = Sistema Onde Se Vive,
foi usado inicialmente para entender aspectos biológicos, onde retrata o
conjunto formado por comunidades que habitam e interagem em determinada região…
exatamente igual ao que acontece com o mundo dos ERP.
O ERP somente pode existir quando interage com outras “comunidades”, que
aqui vamos separá-las em: Infraestrutura de TI, Softwares, Hardwares,
Serviços e Conteúdos.
As composições dos Ecossistemas dos ERP são únicas para um determinado
contexto, impactando e sendo impactado pelos clientes, fornecedores,
localização, momento histórico, situação financeira, contextos, etc. Esse conjunto
de possibilidades, que é dinâmico, e às vezes incerto, torna ainda mais difícil
a modelagem do Ecossistema em qualquer etapa da maturidade do ERP na empresa.
Vamos Detalhar Um Pouco Mais o Que Está Contido nos Ecossistemas dos ERP
Infraestrutura de TI
Ela é a base onde tudo acontece e precisa tomar um cuidado especial para
que fatores como segurança, praticidade operacional e performance fiquem em
bons níveis de trabalho.
Cuidados relevantes com backup/recovery e administração de Banco
de Dados, redes, links de internet, plataformas mobile, gestão de
arquivos, servidores, sistemas operacionais/browses, virtualização de
ambientes e segurança das operações sempre estão na cabeça dos Gestores de TI
quando falam de ERP, sendo que merece destaque alguns pontos, que são:
=> Cloud Computing (Nuvem) x On Premise: Colocar todas as
aplicações e dados numa infraestrutura interna (dentro da empresa) ou num
serviço na web com fácil compartilhamento? O que é mais interessante? Se for na
web (utilizando a Nuvem) devo utilizar Nuvem Pública, Privada ou Híbrida? Estou
preparado para aproveitar os recursos que preciso? Eu realmente sei o que posso
ter e como isso pode impactar no meu dia a dia?
=> Ambiente de Teste: Realmente para mim é um verdadeiro
mistério do por quê que a maioria esmagadora das empresas não têm Ambiente de
Teste (e nem falamos aqui de Ambiente de Homologação) para os seus ERP. Colocam
todo o risco de atualização de versão e de simulações com os parâmetros,
cadastros e movimentos no Ambiente de Produção. Isso é inaceitável!
=> Contingenciamento: Hoje em dia está muito mais fácil e
barato gerar ambientes de contingenciamento, seja da composição de
sistemas/dados ou de links/rede, mas mesmo em negócios de média/alta
criticidade, vemos gestores de TI com extrema dificuldade de aprovar com os
gestores de negócio esse tipo de investimento. Uma vez eu conversei com o
Gestor de TI de uma montadora de carros e ele me disse que mantinha um ambiente
de contingenciamento com estrutura dedicada (que tem o mais alto custo possível)
e que em 3 anos teve que usar por 3 dias, onde conseguiu relatar aos seus
superiores hierárquicos um retorno financeiro muitas vezes maior que todo o
investimento feito.
=> Integrações: Cada vez mais usamos os recursos de integrações
para aumentar as potencialidades e a produtividade dos ERP. Apesar de terem
fornecedores que simplesmente não documentam a sua base de dados ou até tentam
evitar que o seu cliente possa acessá-la para diversos usos, estamos vendo
movimentos bastante positivos de ações de integrações nas empresas, seja por
intervenções diretas em Banco de Dados (principalmente com tabelas
intermediárias), com o uso de API’s (programa de acesso), ETL’s (ferramenta de
integração) ou ESB´s (ferramenta de integração).
=> Mobilidade: Não tem gestor de TI que não esteja pensando em
alguma estratégia de mobilidade para a sua empresa, e com isso questões
específicas de segurança da informação, plataformas e o próprio device (smartphone,
tablet, relógio, óculos de realidade virtual/ampliada e qualquer outro wearable
usado na interação com o ERP) precisam passar por processos rigorosos de
especificação e por uma aplicação dentro do contexto da operação/gestão da
empresa. Por exemplo, estamos vendo cada vez mais casos de aplicação de óculos
com sistemas de realidade aumentada vinculada aos ERP, em processos de montagem
de grandes equipamentos.
Softwares
A origem dos ERP vem de uma verdadeira “colcha de retalhos” formada por
sistemas especialistas integrados por plataformas EAI (Enterprise
Application Integration). Nas décadas seguintes, grandes esforços foram
feitos pelos fornecedores de ERP para tornar os seus produtos grandes sistemas
integrados… um grande bloco de entrega… entretanto, estamos vendo um novo
movimento acontecendo onde o ERP é uma grande plataforma, com um conjunto
enorme de possibilidades de processos modelados, mas com grande facilidade para
integrar com sistemas especialistas e softwares de produtividade do
mercado. O princípio é que a base sempre fique a mesma, mas as empresas passam
a ter mais escolhas para alavancar o conjunto de processos que ela precisar num
determinado momento.
Muitos dos sistemas especialistas são normalmente encontrados como parte
de um ERP, mas, na qualidade de produtos de mercado, podem ter características
que superam as que um determinado ERP tenha no momento. Neste grupo temos: BI (Business
Intelligence), BSC (Balanced Scorecard), Gestão da Manutenção, Folha
de Pagamento, PDV (Ponto de Venda), Gestão Orçamentária, Contabilidade, Gestão
Fiscal, etc.
Já os softwares de produtividades, são ferramentas que
normalmente não fazem parte dos ERP e nem representam um conjunto de processos.
São ferramentas que alavancam os processos. Neste grupo temos: Planilhas
Eletrônicas, Gerador de Documentos, Gerador de Relatórios, Workflows, BPMS (Business
Process Management System), BA (Business Analytics), CAD (Computer
Aided Design), Otimizadores de Rotas, Otimizadores de Montagem de Cargas,
etc.
Na composição dos ERP, os Softwares podem fazer uma diferença
fantástica nos resultados que uma empresa vai obter, e cabe aos gestores das
empresas montarem a composição ideal para o seu momento e ficarem atentos às
mudanças de demandas que eles têm e as possibilidades sempre mutantes ofertadas
pelo mercado. Estamos falando de possibilidades enormes de ganhos de
competitividade.
Hardwares
Servidores (on premise), redes, equipamentos de backup, devices,
etc. são tratadas na “comunidade” Infraestrutura de TI, aqui estamos falando de
equipamentos que podem ser necessários para viabilizar ou alavancar operações,
tais como: impressoras, scanners, leitoras tridimensionais de paletes,
coletoras de dados, equipamentos de execução de CAM (Computer Aided
Manufacturing), hardwares relacionados a IoT (Internet of Things),
entre outros. Onde quero destacar:
=> Leitores de Códigos de Barras/QR Code: Apesar de
praticamente todos os Fornecedores de ERP tenham condições de trabalhar com
Código de Barras e com QR Code em qualquer parte das suas operações e os mesmos
terem custos muito baixos de aquisição e de implementação, o mercado
empresarial ainda explora muito mal esses recursos. São excelentes
oportunidades de ganho de produtividade e de qualidade nos processos que são
jogados fora.
=> RFID (Radio-Frequency IDentification): é uma tecnologia que
ainda não está na sua plenitude, mas promete gerar saltos evolutivos em vários
grupos de processos… os custos dela estão abaixando e o número de fornecedores
está aumentando. Essa é uma boa combinação!!!
=> Ambiente M2M (Machine-to-Machine): máquinas comandando
máquinas já estão acontecendo cada vez mais em todo o mundo, e os ERP estão
diretamente ligadas a operação delas. Essa é outra tecnologia que está ficando
cada vez mais barata e que tem ampla possibilidade de utilização. Fiquei muito
surpreso em ver alguns casos interessantes de Manutenção Preditiva vinculada a
Gestão Operacional de Máquinas sendo feitas automaticamente e gerando todos os
controles em sistemas especialistas e/ou num ERP.
Serviços
Nesta “comunidade” dos Ecossistemas dos ERP, encontramos pontos
fundamentais que podem gerar desde o sucesso da implantação e operação do ERP
até o fracasso completo, com o aborto do ERP em uso. Os serviços são a
essência!!!
Certamente não temos serviços mais importantes do que a Implantação
do ERP e o Suporte do ERP, mas quando começamos a ver todos os
serviços que estão embarcados em cada um dos momentos da maturidade dos ERP,
começamos a valorizar outros serviços que o próprio fornecedor do ERP pode
disponibilizar, tais como: serviços gerenciados das operações do ERP, DBA (Data
Base Administration) remoto do Banco de Dados, Contingenciamento de
Operações, Customizações, Integrações, Migrações, Troca de Conhecimentos da
Base de Clientes, Alinhamento de Conceitos de Processos, Treinamentos
Continuados, etc. Serviços que a sua empresa gera ou poderia gerar, como:
Redesenho de Processos, Ajuste de Dados, Verificação de Dados, Redefinição de
Regras de Negócio, etc. E ainda Serviços de terceiros, como: Consultorias
Especializadas em ERP, Consultorias em Processos de Negócio (Custos, Fluxo de
Caixa, etc.) Serviços de Mão de Obra Temporária, Serviços Web, entre outros.
Não se pode pensar em ter um ERP que alavanque a competitividade de uma
empresa sem definir e gerenciar os serviços embarcados nele… não dá!!!
Conteúdos
Alguns conteúdos já podem estar “embalados” em serviços e/ou em
softwares, e alguns deles já foram comentados em algum momento neste artigo, mas
vale a pena falar um pouco mais sobre eles dentro do Ecossistema do ERP porque,
de acordo com o grau de investimento e porte da empresa usuária do ERP, este item
pode ter mais ou menos relevância.
Todas as empresas usuárias de ERP se beneficiam com o conhecimento
embarcado nos sistemas, mas é comum encontrarmos pequenas e médias empresas que
conseguem ter ganhos maiores neste item. Em segmentos de negócio de média/alta
complexidade, como operações de seguros, hospitais, montagens complexas e fulfillment,
a troca de conhecimento é fundamental para o êxito do ERP.
Nesta “comunidade” dos Ecossistemas dos ERP temos webservices fornecendo
número de CEP (Código de Endereçamento Postal), mapas vetorizados, conteúdos de
redes sociais, entre outros. Temos conteúdos de operações e conceitos
fornecidos como treinamentos e materiais e ainda conteúdos passados por
serviços de consultoria/assessoria. Sem contar com as grandes possibilidades de
troca de conhecimento de tudo que está relacionado com o Fornecedor do ERP.
Já vi vários casos em pequenas empresas que tiveram bons resultados na
implantação do ERP porque compraram livros sobre processos que iriam trabalhar
e deram incentivos para que todos lessem. Só isso já mudou (para melhor) o
cenário.
Montando e Remontando o Seu Ecossistema de ERP
Até aqui, eu acredito que você já tem uma visão geral do que está
envolvido num Ecossistema de ERP e já deve estar começando a valorizá-lo um
pouco mais. Se você já é um profissional de mercado e se já passou por projetos
relacionados com ERP, certamente já se sente a vontade para modelar um
Ecossistema, mas o caso que coloquei no início deste artigo (e é um caso muito
comum de acontecer) retrata justamente este perfil de profissional num projeto
de ERP. Tome cuidado com a sua visão sobre o assunto!!!
Neste caminho quero dar algumas dicas para você:
=> Existem mais possibilidades disponíveis do que você imagina: são incontáveis os
recursos possíveis que o mercado tem e aqueles que podem trazer enormes
benefícios para a sua empresa. Infelizmente, até mesmo os vendedores de ERP,
não estão totalmente atualizados sobre as possibilidades direcionadas para os
ERP que eles vendem. Não é fácil se manter atualizado. Cabe a você buscar os conhecimentos que precisa para
desenhar o seu Ecossistema de ERP.
=> Muitas das vezes aquilo que você tem ou terá numa condição básica,
pode gerar ganhos fantásticos sendo usado de outra forma: como é comum eu
fazer o diagnóstico de uma empresa e ver o quanto de recursos de alto ganho já
estão disponíveis… a empresa pagou por isso em algum momento, e não é usado, é
subutilizado ou a empresa nem sabia que tinha.
Num diagnóstico de ERP de uma distribuidora a Gerente Financeira
reclamava muito dos recursos do sistema e ela pedia com grande ênfase que o
mesmo fizesse integração bancária, só que, na época, o ERP já tinha este
recurso a mais de 5 anos e ela nunca se deu conta disso e as pessoas que
poderiam orientá-la também não fizeram.
Em outro diagnóstico para realizar uma Seleção de ERP, percebi que
a empresa já tinha comprado um pacote de licenças de um bom fornecedor de BI
(que nunca foi utilizado corporativamente) e estavam cotando a compra de outro.
Em outro projeto de ERP, o Cliente e o Fornecedor do ERP estavam há
quase um ano brigando para desenvolver e implementar uma série de
funcionalidades no sistema; ao ver o que era, cogitei uma solução unilateral
pelo cliente do ERP que foi feita em 3 dias dentro do Banco de Dados a um custo
muito baixo. Poderia passar uma eternidade falando de casos como estes.
=> Fique muito atento ao mercado… as coisas mudam muito depressa: hoje em dia eu
costumo fazer pesquisas sobre funcionalidades e possibilidades projeto a
projeto, e sempre peço ajuda a outros profissionais de mercado, visto que é
impossível uma pessoa saber tudo que está acontecendo nesse momento e muito
menos todas as tendências. Você precisa aceitar isso. Já tive vários casos de
problemas solucionados por uma nova funcionalidade de um sistema especialista
ou numa nova modalidade de entrega de um serviço ou ainda numa nova tecnologia
de infraestrutura de TI. Tudo isso muda da noite para o dia.
=> Não tenha pena de remodelar o seu Ecossistema de ERP sempre que
isso te gerar benefícios: a maioria dos gestores de negócio ou de TI ficam
no dilema do reinvestimento, onde querem aproveitar ao máximo o que já foi
feito, mas não percebem que já passou o ponto de mudança para um retorno melhor
ou até mesmo para viabilizar a competitividade da empresa. Você não pode ter o
luxo de se apegar ao investimento feito.
Ficamos por aqui. Indiferente do seu momento de relacionamento com o
ERP, espero que você agora se sinta mais confiante e confortável para buscar
soluções eficazes no seu Ecossistema.
Mãos e mentes à obra!!!
Gratuito: Curso EAD de Visão Geral
de ERP
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Gratuito: Clube do ERP (LinkedIn)
Mauro Oliveira
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